Немаловажную роль в организации кадрового учета и работы с персоналом играет автоматизация труда работников кадровой службы предприятия. В настоящее время существует целый ряд программных средств, призванных автоматизировать процессы кадрового учета. Одной из наиболее популярных таких программ является 1С 8, которая подробно рассматривается в этой книге. Не исключено, что в процессе изучения программы читатель обнаружит некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что он видит на экране компьютера – такая вероятность обусловлена тем, что программа 1С постоянно совершенствуется и дорабатывается. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.
* * *
компанией ЛитРес .
Конфигурация «Зарплата и управление персоналом 8»
Знакомство с программой
В этой главе мы рассмотрим, какие же основные задачи кадрового учета можно решать с помощью программы «1С Зарплата и управление персоналом 8». Также кратко рассмотрим структуру описываемой конфигурации.
Возможности программы
Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначена для решения следующих задач:
♦ Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий;
♦ Ведение самых разнообразных справочников: организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;
♦ Проведение анкетирования сотрудников;
♦ Подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, заключение трудового договора, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т.д.) в соответствии с действующим законодательством;
♦ Формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;
♦ Планирование занятости сотрудников (участие в мероприятиях, планируемые встречи и т.д.);
♦ Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством;
♦ Раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;
♦ Работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;
♦ Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т.д.), с формированием соответствующей отчетности;
♦ Проведение различного рода мероприятий;
♦ Формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы организации, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняется пользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;
♦ Решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
В следующем разделе мы кратко ознакомимся со структурой рассматриваемой конфигурации и ее основных инструментах.
Структура прикладного решения
Рассматривая структуру конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» следует в первую сказать о том, что возможности программы предусматривают ведение кадрового учета как в целом по компании, так и отдельно по каждой входящей в ее состав организации.
Учтите, что содержимое главного окна программы, а также набор доступных для работы команд, функций, кнопок и прочих инструментов зависит от того, какой интерфейс включен у вас в данный момент. Самый полный набор инструментов можно использовать при включенном интерфейсе «Полный». Выбор интерфейса осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Сервис▸Переключение интерфейса. Здесь и далее подразумевается, что в программе включен Полный интерфейс (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Главное окно программы
Основным рабочим инструментом программы является главное меню. Каждый пункт главного меню включает в себя перечень команд, предназначенных для перехода в соответствующие режимы работы программы. В состав главного меню входят следующие пункты:
♦ Файл – команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows: к ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.
♦ Правка – в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.
♦ Операции – с помощью команд данного меню осуществляется выбор вариантов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции▸Справочники на экране откроется окно выбора справочника. Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.
♦ Персонал, Расчеты с персоналом, Кадровый учет и Расчет зарплаты по организации – каждое из перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка учета. По мере изучения книги мы будем знакомиться с ними подробнее.
♦ Предприятие – данное меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим формирования отчетности по медицинскому страхованию, просмотра и редактирования некоторых справочников, настройки производственного календаря, и др.
♦ Сервис – данное меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы.
♦ Окна – в этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы.
♦ Справка – в состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.
В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. В дальнейшем мы неоднократно будем останавливаться на тех либо иных командах контекстного меню. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели (состав меню Действия и инструментальной панели также зависит от конкретного интерфейса).
Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы, и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.1 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро, одним щелчком мыши перейти в требуемый режим работы.
Непосредственно под главным меню программы располагается несколько инструментальных панелей. Кнопки инструментальных панелей дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое этих панелей, предложенное по умолчанию.
Список «горячих клавиш»
В программе можно использовать так называемые «горячие клавиши». Например, переход в режим редактирования документа осуществляется нажатием клавиши F2, пометка позиции на удаление (а также снятие такой пометки) – нажатием клавиши Delete, удаление позиции из списка – с помощью комбинации клавиш Shift+Delete (правда, для данной операции необходимо наличие соответствующих прав доступа), и т.д. В данном разделе мы приводим перечень «горячих клавиш», которые наиболее востребованы у пользователей.
Таблица 1.1.
«Горячие клавиши» общего назначения
Таблица 1.2.
«Горячие клавиши» для управления окнами программы
Таблица 1.3.
«Горячие клавиши» для работы в окне редактирования
Таблица 1.4.
«Горячие клавиши» для работы в интерфейсах списка и с иерархическими списками
Таблица 1.5.
«Горячие клавиши» для работы с полями ввода в окнах редактирования
Таблица 1.6. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с табличными документами
Таблица 1.7. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с текстовыми документами
Подготовка к работе
Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Об этом будет рассказано в данной главе.
Программа 1С (независимо от используемой конфигурации) может функционировать в двух режимах: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.
В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.
Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора). В этой главе мы рассмотрим, какие действия по настройке программы пользователь может выполнять самостоятельно.
Установка пароля доступа
Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, рекомендуется защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис▸Параметры пользователя – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Ввод пароля
В данном окне в полях Имя и Полное имя отображается сокращенный и полный вариант имени текущего пользователя. Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность появления ошибки.
При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис▸Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 2.1, в котором этот пароль можно изменить.
Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте – при утере пароля доступ к данным будет невозможен.
Настройка интерфейса
Для перехода в режим настройки пользовательского интерфейса программы следует выполнить команду главного меню Сервис▸Настройка. В результате на экране откроется окно Настройка, в котором выполняются необходимые действия. Данное окно показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Настройка пользовательского интерфейса
Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.
Обратите внимание, что на рис. 2.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые – серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 2.2 панель Главное меню обозначена черным флажком, а панель Текст – серым. Это означает, что главное меню будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст – только в режиме работы с текстовыми документами (причем – в нижней части интерфейса).
Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако пользователь может самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.
Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Создание пользовательской панели инструментов
В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК – в результате новая панель будет добавлена в список панелей на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что система не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет панель инструментов из списка.
С помощью кнопки Сброс осуществляется восстановление параметров системной инструментальной панели, выделенной в списке курсором, которые были установлены для нее по умолчанию. Это бывает целесообразно, например, после редактирования системной панели для возврата к ее первоначальному состоянию.
Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Вкладка Команды
Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в категорию, на которой в поле Категории установлен курсор. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).
Настройка параметров программы
Для перехода в режим настройки параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис▸Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Настройка параметров
На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Тексты и Справка. Остановимся подробнее на каждой из них.
На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок сброшен, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается текущая дата компьютера).
На вкладке Тексты (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.
Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.
При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.
В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.
В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, изображенное на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Настройка параметров шрифта
Если установлен флажок Шрифт стиля, то требуемый шрифт выбирается из списка, который расположен ниже данного флажка. Правее расположены два флажка с одинаковым названием – Из стиля; такой же флажок находится в выделенной области Начертание. Если указанные флажки установлены, то параметры шрифта будут соответствовать выбранному стилю. Если же требуется отредактировать параметры выбранного стиля шрифта (например, изменить его размер), то нужно сбросить соответствующий флажок и вручную установить требуемые значения.
При установленном флажке Системный шрифт выбор стиля шрифта осуществляется из списка, который расположен под этим флажком. Флажки Из стиля используются таким же образом, как и при установленном флажке Шрифт стиля.
ПРИМЕЧАНИЕ
Одновременная установка флажков Шрифт стиля и Системный шрифт невозможна.
Если установлен флажок Системный шрифт, то справа внизу окна становится доступным поле Набор символов. В данном поле из раскрывающегося списка выбирается требуемый набор символов.
В левом нижнем углу окна настройки параметров шрифта демонстрируется образец того, как будет выглядеть текст при установленных в данный момент настройках.
После того, как установлены требуемые параметры шрифта, следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате в окне Параметры на вкладке Тексты соответствующим образом будет заполнено поле Шрифт. С помощью кнопки Отмена осуществляется закрытие окна Выбор шрифта без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.
Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Описание интерфейсов списка
Выбор объектов для просмотра или редактирования осуществляется в окнах списка. Такое окно открывается при активизации многих функций главного меню. Например, если вы хотите сформировать документ или заполнить справочник – вам нужно выполнить соответствующую команду главного меню или щелкнуть на соответствующей ссылке панели функций. В любом случае на экране откроется окно списка, в котором будет представлен перечень сформированных ранее объектов, а уже из этого окна вы будете переходить в режим ввода, просмотра или редактирования объекта. В нижеследующих главах книги мы будем знакомиться со многими окнами списка, а здесь расскажем об общих правилах работы с этими окнами, поскольку порядок действий во многих из них аналогичен.
В левом верхнем углу окна списка находится кнопка Действия. При нажатии на данную кнопку открывается меню с перечнем команд, которые предназначены для работы со списком документов либо для перехода в другие режимы работы. Эти же команды содержатся в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна списка, а также дублируются соответствующими кнопками инструментальной панели. Рассмотрим подробнее некоторые из этих команд.
Команда Действия▸Добавить предназначена для добавления в список новой позиции (документа, элемента справочника и т.п.). Данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert. При необходимости можно добавить новую позицию списка на основании текущей позиции – это бывает целесообразно в случаях, когда большинство параметров у имеющейся и создаваемой позиции совпадает. Для добавления новой позиции на основании текущей предназначена команда Действия▸Скопировать, вызываемая также нажатием клавиши F9.
Для перехода в режим редактирования текущей позиции списка следует воспользоваться командой Действия▸Изменить либо клавишей F2.
Формирование новой и редактирование имеющейся позиции списка иногда может выполняться как непосредственно в окне списка, так и в отдельном диалоговом окне. Переключение между этими режимами осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге.
В программе реализована возможность так называемого «отложенного удаления». Смысл ее заключается в том, что объекты, которые предполагается удалить, вначале помечаются на удаление, а само удаление осуществляется позже, с помощью команды главного меню программы Операции▸Удаление помеченных объектов. Чтобы пометить позицию списка на удаление, следует установить на нее курсор и активизировать команду Действия▸Установить пометку удаления. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Аналогичным образом впоследствии можно снять пометку на удаление.
С помощью команды Действия▸Установить отбор и сортировку списка осуществляется переход в режим настройки фильтра на отображаемые в окне данные. Использование этой возможности целесообразно при работе с большими объемами данных, а также в иных случаях. При выполнении команды на экране открывается окно настройки параметров фильтра, изображенное на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Настройка отбора данных
Данное окно состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 1.8) и Сортировка. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержатся возможные условия фильтра. Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры указывается конкретное значение выбранного фильтра: например, на рис. 2.7 выбран фильтр Организация, а значение фильтра – ЗАО Станкоимпорт. Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра (Равно, Не равно, В списке, Не в списке и др. – у разных условий фильтра могут быть разные варианты применения). Например, на рис. 2.7 для фильтра Организация выбран вариант Равно. Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только позиции для организации ЗАО «Станкоимпорт». Если же установить вариант Не равно, то из списка будут исключены все позиции кроме тех, которые относятся к организации ЗАО «Станкоимпорт» (иначе говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).
Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько наименований) следует выбрать вариант В списке либо Не в списке. В первом случае будут показаны позиции, соответствующие заданным параметрам, во втором – такие позиции будут из списка исключены (здесь прослеживается аналогия с вариантами Равно и Не равно).
ВНИМАНИЕ
Сохранение фильтра возможно только в том случае, когда в нем выбрано хотя бы одно условие. В противном случае кнопка Сохранить в окне Список отборов будет недоступна.
В дальнейшем для использования сохраненного фильтра следует вновь открыть окно Список отборов, установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Восстановить – в результате в окне Отбор и сортировка на вкладке Отбор будут восстановлены все параметры выбранного фильтра. Для удаления фильтра из окна Список отборов нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна Список отборов без выбора фильтра, а с помощью кнопки Справка осуществляется вызов справочной информации.
На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки позиций, содержащихся в окне списка. Содержимое вкладки показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Вкладка Сортировка
В правой части вкладки содержится перечень возможных признаков сортировки, в левой части – те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов сортировки и переключение направления сортировки осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии, то при последующих открытиях окна списка все позиции в нем будут по умолчанию отсортированы в соответствии с текущими настройками сортировки.
Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка, следует нажать кнопку ОК; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.
Команда Действия▸Отбор по значению в текущей колонке также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение ячейки окна списка, в которой установлен курсор. Для выключения фильтра следует повторно активизировать данную команду.
Подменю Действия▸История отборов доступно только после того, как хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро восстановить какой-нибудь из примененных ранее фильтров.
С помощью команды Действия▸Отключить отбор осуществляется отключение примененного ранее фильтра. Данная команда становится доступной только после применения какого-либо фильтра.
С помощью команды Действия▸Вывести список осуществляется переход в режим настройки печатной формы списка перед его выводом на печать. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Настройка печатной формы списка
В данном окне в поле Выводить в указывается тип выходного документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Табличный документ либо Текстовый документ. В поле Выводить колонки путем установки соответствующих флажков указываются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. По умолчанию флажки установлены возле всех колонок. После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране откроется окно с печатной формой списка; для вывода его на печать следует воспользоваться командой главного меню программы Файл▸Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Команда Действия▸Настройка списка предназначена для перехода в режим настройки представления содержащейся в окне списка информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Настройка списка
Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочее. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в списке. По умолчанию установлены все флажки. Справа вверху расположены кнопки, с помощью которых можно быстро установить либо снять сразу все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию – для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка. В правой части окна с помощью соответствующих параметров можно выполнить дополнительную настройку списка.
Вкладка Прочее включает в себя следующие параметры:
♦ При открытии восстанавливать позицию – если установлен данный флажок, то при открытии окна списка курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна.
♦ При открытии переходить – значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты – В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен в первой позиции списка) и В конец списка (курсор будет помещен в конец списка).
♦ Обновлять автоматически каждые... секунд – использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо позиции). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматической обновление списка.
Команда Действия▸Обновить (она вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+R) предназначена для немедленного обновления текущего списка физических лиц. Обычно она используется при работе в многопользовательском режиме.
Ввод исходных данных
После того, как выполнена настройка программы, можно приступать к заполнению ее справочников. Справочник в системе 1С – это своего рода каталог, хранилище основной, базовой информации, на основании которой строится вся дальнейшая работа. В справочниках содержится информация о физических лицах компании, ее структуре, штатном расписании, и др.
ВНИМАНИЕ
Не стоит забывать, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников.
В этой главе мы рассмотрим порядок заполнения и ведения основных справочников, используемых в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Сведения о физических лицах
Справочник физических лиц – самый главный справочник, используемый в конфигурации «Управление персоналом». Это неудивительно: ведь персонал любого предприятия – это его сотрудники, каждый из которых является физическим лицом. В справочнике физических лиц хранится самая подробная информация о каждом сотруднике предприятия.
Окно списка физических лиц
Для перехода в режим работы со справочником физических лиц следует выполнить команду главного меню Предприятие▸Физические лица – в результате на экране откроется окно списка Физические лица, изображенное на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Список физических лиц
Для удобства работы со списком в программе реализована возможность группировки физических лиц. Поэтому окно списка разделено на две части. В левой части содержится список групп сотрудников, а в правой части – перечень сотрудников, входящих в активную группу. Активная группа – это группа, которая выбрана в левой части окна; для выбора группы нужно щелкнуть на ней мышью.
В левом верхнем углу окна находится кнопка Действия. При нажатии на данную кнопку открывается меню с перечнем команд, которые предназначены для работы со списком документов либо для перехода в другие режимы работы. Эти же команды содержатся в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна списка, а также дублируются соответствующими кнопками инструментальной панели. Рассмотрим подробнее некоторые из этих команд.
Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования параметров текущего физического лица нужно выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Enter, дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. И при создании нового, и при редактировании параметров текущего физического лица на экране открывается окно редактирования, описание которого приводится в следующем разделе.
Ввод и редактирование сведений о физических лицах
Окно редактирования представлено на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Окно редактирования
В данном окне вводится вся информация о физическом лице (сотруднике, кандидате и т.д.).
При вводе данных по новому физическому лицу в первую очередь необходимо указать его фамилию, имя и отчество. Для этого предназначено поле Имя, которое расположено в верхней части окна.
После ввода фамилии, имени и отчества можно приступать к заполнению иных реквизитов окна редактирования. На рис. 2.7 видно, что это окно состоит из нескольких вкладок: Общее, Персональные данные, Дополнительно, Награды, и Прочее.
На вкладке Общее осуществляется ввод основных данных по физическому лицу. Содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2.
В поле Дата рождения с клавиатуры либо с помощью календаря вводится дата рождения физического лица. В поле ИНН с клавиатуры вводится индивидуальный номер налогоплательщика, а в поле Страх. № ПФР – страховой номер Пенсионного фонда России. Поле Код ИФНС также заполняется с клавиатуры – здесь указывается код инспекции Федеральной налоговой службы, к которой относится данное физическое лицо. Пол физического лица (Мужской либо Женский) выбирается из раскрывающегося списка в поле Пол.
Чтобы ввести информацию о месте рождения физического лица, нужно воспользоваться параметром Ввести место рождения. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, в котором с клавиатуры следует ввести страну, город, район и область (край, республику). Все поля в данном окне необязательны для заполнения (например, можно указать только город либо только страну).
Поле Удостоверение предназначено для ввода информации о документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью на кнопке выбора, которая находится в конце данного поля, откроется окно, изображенное на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Ввод данных об удостоверении личности
В данном окне определяются значения следующих параметров:
♦ Вид документа – значение данного поля выбирается в окне справочника документов, удостоверяющих личность (это окно выводится на экран с помощью кнопки выбора). Здесь указывается название документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет и т.д.).
♦ Серия и Номер – данные поля заполняются с клавиатуры. В них указывается соответственно серия документа, удостоверяющего личность, и его номер.
♦ Дата выдачи и Кем выдан – в данных полях вводится соответственно дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и название органа, выдавшего этот документ. Поле Дата выдачи может заполняться как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а поле Кем выдан – только с клавиатуры.
♦ Запись о паспортных данных действует с – здесь нужно указать дату, начиная с которой сведения, содержащиеся в данном документе, вступают в силу (в большинстве случаев эта дата совпадает с датой выдачи документа).
Кроме этого, в соответствующем поле следует указать дату регистрации физического лица по месту жительства.
Если данные о документе, удостоверяющем личность, изменялись (например, человек менял паспорт, и т.п.), то с помощью кнопки История можно перейти в режим просмотра истории этих изменений.
Завершается ввод данных о документе, удостоверяющем личность, нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Персональные данные вводится информация о гражданстве, отношении к воинской обязанности, семейном положении и прочие персональные сведения. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Вкладка Персональные данные
Для ввода данных о гражданстве физического лица предназначен параметр Гражданство. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Ввод данных о гражданстве
С помощью соответствующего переключателя нужно указать, является человек гражданином какой-то страны либо он представляет собой лицо без гражданства. Учтите, что действующее законодательство накладывает определенные ограничения на прием на работу лиц без гражданства, но, с другой стороны, внесение физического лица в справочник еще не означает того, что этот человек будет принят на работу.
Если переключатель установлен в положение Гражданин страны, то нужно указать название этой страны. Для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне, содержимое которого формируется в соответствующем классификаторе, укажите страну, гражданство которой имеет данный человек.
Если физическое лицо не является налоговым резидентом Российской Федерации, установите соответствующий флажок. Напомним, что налоговым резидентом Российской Федерации считается любое лицо, постоянно пребывающее на территории РФ. В этом случае при обложении доходов данного лица подоходным налогом будет применяться ставка 13%. (для нерезидентов эта ставка составляет 30%). Под постоянным пребыванием в данном случае подразумевается нахождение на территории Российской Федерации на протяжении не менее 183 дней за последние 12 месяцев.
В соответствии с действующим законодательством, на всех граждан России, а также на иностранных лиц и лиц без гражданства, пребывающих на российской территории, распространяется обязательное медицинское, социальное и пенсионное страхование. Если по каким-то причинам физическое лицо не имеет права на такое страхование – нужно установить флажок Не имеет права на обязательное страхование.
С помощью параметра Воинский учет осуществляется переход в режим ввода данных об отношении к воинской обязанности. Необходимые действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Отношение к воинской обязанности
В поле Отношение к воинской обязанности из раскрывающегося списка выбирается одно из трех значений: Военнообязанный, Не военнообязанный и Призывник. Если человек военнообязанным не является, то большинство параметров данного окна можно не заполнять. Укажите лишь дату, с которой запись о данных воинского учета вступает в силу (для этого предназначено поле Запись о данных воинского учета действует с), и нажмите кнопку ОК.
В поле Воинское звание нужно ввести воинское звание, присвоенное данному физическому лицу. Для этого нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Аналогичным образом заполняется поле Состав (профиль), в котором указывается командный состав или профиль вооруженных сил.
В поле ВУС с клавиатуры вводится уникальный числовой код военно-учетной специальности, которая имеется у данного физического лица. Данные о годности к воинской службе выбираются из раскрывающегося списка в поле Годность к военной службе.
В соответствии с действующим законодательством, каждый военнообязанный или призывник отнесен к конкретному военкомату. Название такого военкомата указывается в поле Военкомат (выбор осуществляется из справочника военкоматов, вызываемого нажатием кнопки выбора).
Следующий параметр, который следует заполнить – это поле Отношение к воинскому учету. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка из перечисленных ниже вариантов:
♦ Состоит на воинском учете;
♦ Встает на воинский учет;
♦ Не состоит на воинском учете (но должен);
♦ Снят с воинского учета по возрасту;
♦ Снят с воинского учета по состоянию здоровья.
Если у данного физического лица имеется мобилизационное предписание, следует установить флажок Наличие мобпредписания.
Поскольку сведения об отношении человека к воинской обязанности могут изменяться (он может становиться на воинский учет, сниматься с воинского учета, ему могут присвоить очередное воинское звание, и т.д.), в программе автоматически хранится история всех таких изменений. Эту историю в любой момент можно просмотреть – для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку История, которая находится внизу окна.
Завершается ввод данных о воинской обязанности физического лица нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
В нижней части вкладки Персональные данные расположена таблица Семья, в которой хранится информация о семейном положении физического лица и о его родственниках. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Затем заполняются следующие реквизиты:
♦ Степень родства – в данном поле указывается степень родства (например, Жена, Сын и т.п.). Необходимое значение выбирается в окне справочника степеней родства физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
♦ Родственник – здесь вводится фамилия, имя и отчество родственника либо близкого человека физического лица.
♦ Дата рождения – в данном поле с клавиатуры вводится дата рождения родственника физического лица.
Под таблицей находится поле Семейное положение, в котором из соответствующего классификатора выбирается значение, характеризующее семейное положение человека – например, Состоит в зарегистрированном браке, Разведен (разведена), Состоит в незарегистрированном браке, и т.д.
Для ввода и хранения информации об образовании физического лица, а также о степени владения им иностранными языками предназначены соответствующие таблицы (см. рис. 3.4).
В таблице Учеба хранятся сведения об учебных заведениях, которые были окончены физическим лицом. В соответствующих колонках вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо клавишей Insert, для редактирования текущей – командой контекстного меню Изменить либо клавишей F2. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete). При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Чтобы изменить порядок следования позиций в списке, используйте команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз.
Таблица Языки предназначена для ввода и хранения информации о владении физическим лицом иностранными языками. Для каждой позиции списка отображается название иностранного языка, которым владеет физическое лицо, и степень владения этим языком. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Требуемый язык выбирается в окне справочника языков народов мира, а степень знания языка – в окне справочника степеней знания языков. Эти справочники вызываются с помощью соответствующих кнопок выбора.
В таблице Профессии можно сформировать перечень профессий, которыми обладает данное физическое лицо. Для добавления в список новой позиции выполните команду контекстного меню Добавить, затем в появившейся позиции нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника профессий выберите требуемую профессию.
Также в программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения информации о наградах и поощрениях физического лица – для этого предназначена вкладка Награды.
Что касается вкладок Дополнительно и Прочее, то на них можно ввести дополнительные сведения о физическом лице, для которых не нашлось места на других вкладках.
Чтобы сохранить сведения о физическом лице, нажмите кнопку ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки, также как и кнопка Печать, доступны независимо от открытой в данный момент вкладки.
Группировка физических лиц по определенным критериям
Как мы уже отмечали ранее, для удобства работы рекомендуется объединять физических лиц в тематические группы. Например, можно создать следующие группы: Уволенные, Штатные сотрудники, На испытательном сроке, и т.д. Перечень групп физических лиц для каждого предприятия определяется отдельно, с учетом его специфических особенностей.
Для перехода в режим формирования новой группы физических лиц необходимо в окне списка (рис. 3.1) выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Создание группы физических лиц
В данном окне осуществляется формирование новой группы физических лиц либо редактирование имеющейся группы (для перехода в режим редактирования нужно курсором выделить в окне списка требуемую группу и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2).
В поле Группа физ. лиц при необходимости можно выбрать родительскую группу для создаваемой группы. Для заполнения данного поля следует воспользоваться кнопкой выбора, и в открывшемся окне выбрать родительскую группу из числа ранее созданных групп. Отметим, что заполнение данного поля не обязательно.
В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемой группы. Поле Код заполняется автоматически при создании группы, но при необходимости значение данного поля можно отредактировать с клавиатуры, предварительно выполнив команду Действия▸Редактировать код.
Завершается процесс создания группы физических лиц нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы физическое лицо было сразу помещено в нужную группу, следует в окне списка сделать эту группу активной, и после этого переходить в режим создания нового элемента списка (физического лица). В результате физическое лицо будет помещено в активную группу.
Однако впоследствии можно выполнять перемещение физических лиц из одной группы в другую. Для этого нужно выделить в списке соответствующую позицию курсором и выполнить команду Действия▸Переместить в группу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+M – при этом на экране откроется окно с перечнем всех имеющихся групп физических лиц. В данном окне следует установить курсор на название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Формирование структуры фирмы
В рассматриваемой конфигурации предусмотрено использование справочников, в которых хранится информация о структуре компании. К таким справочникам относятся: справочник подразделений, справочник территорий и справочник помещений. Доступ к этим справочникам осуществляется с помощью соответствующих команд меню Предприятие или ссылок панели функций.
Порядок создания структуры компании
Для регламентированного учета в программе используется справочник подразделений организаций, а для управленческого – справочник организационной структуры предприятия, в котором формируется список подразделений компании в целом. Далее мы познакомимся с каждым из них.
Для перехода в режим работы со справочником подразделений предназначена команда Предприятие▸Подразделения организаций. При активизации данной команды на экране отображается окно справочника, которое представлено на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Справочник подразделений организаций
Данный справочник имеет иерархическое представление. Для добавления в него новой позиции следует установить курсор в ту позицию, которая должна являться родительской, и выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert. Необходимые действия по внесению в справочник нового подразделения (а также по редактированию имеющегося подразделения) выполняются в окне, изображенном на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Добавление подразделения в справочник
При необходимости можно для любого подразделения компании изменить родительское подразделение – для этого предназначена команда Действия▸Переместить в группу, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M.
Для пометки объекта на удаление следует выделить его курсором и выполнить команду Действия▸Установить пометку удаления либо нажать клавишу Delete. Для снятия пометки на удаление нужно повторно активизировать данную команду. При установке пометки на удаление и при снятии этой пометки программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Для перехода в режим работы со справочником организационной структуры (рис. 3.10) предназначена команда Предприятие▸Структура предприятия.
Рис. 3.10. Справочник организационной структуры
В этом окне слева показана общая структура предприятия, а справа представлен перечень подразделений по всем организациям, входящим в состав компании. Иначе говоря, справа показано содержимое справочника подразделений организаций, с которым мы познакомились выше. Вы можете работать с этим справочником и в данном режиме: для добавления нового подразделения организации выполните команду Подразделения организаций▸Новое подразделение, для редактирования имеющегося – дважды щелкните на нем мышью.
Создавать структуру предприятия для управленческого учета удобно методом переноса позиций из справочника подразделений организаций. Для этого следует выделить щелчком мыши требуемое подразделение в правой части окна, затем выполнить команду Подразделения организаций▸Включить в структурное подразделение – в результате на экране отобразится окно списка подразделений компании, содержимое которого будет полностью соответствовать левой части окна структуры компании. В этом окне нужно выделить щелчком мыши подразделение компании, в состав которого вы хотите включить подразделение организации, и нажать кнопку Выбрать. А можно просто перетащить мышью подразделение организации из правой части окна в левую на требуемую позицию. Подразделения организации, включенные в состав организационной структуры компании, отображаются справа от названия головного подразделения. На рис. 3.10 в состав подразделения Производство, входящего в организационную структуру компании, включены подразделения организаций Цех № 1, Проектное бюро и Возведение зданий.
Чтобы добавить в структуру компании новое подразделение, выполните команду Предприятие▸Новое структурное подразделение или нажмите клавишу Insert. Чтобы отредактировать введенное ранее подразделение, дважды щелкните на нем мышью или выполните команду Предприятие▸Редактировать, вызываемую также нажатием клавиши F2. Ввод новых и редактирование имеющихся подразделений осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Ввод и редактирование подразделения
В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести название структурного подразделения. Под этим название впоследствии оно будет отображаться в интерфейсах списка и выбора, а также в документах и отчетах. В поле Код указывается уникальный числовой идентификатор подразделения. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового подразделения, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры (но это делать не рекомендуется, поскольку можно нарушить целостность данных).
Параметр Руководитель предназначен для выбора руководителя данного структурного подразделения. Значение данного поля используется при формировании отчетов, которые должны быть заверены подписью руководителя этого подразделения. Чтобы выбрать руководителя, нужно щелкнуть на ссылке, расположенной справа от данного поля – в результате на экране отобразится окно, в котором представлен список ответственных лиц организаций. Если он является пустым, то нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить, после чего в поле Руководитель нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников выбрать руководителя подразделения. В поле Должность из справочника должностей выбирается должность руководителя (например, должность руководителя подразделения Бухгалтерия обычно называется Главный бухгалтер). Дата, начиная с которой руководитель подразделения исполняет свои обязанности, указывается в поле Действует С.
В области Дополнительные характеристики можно сформировать списки свойств и категорий подразделения, которые позволяют дополнительно характеризовать данное подразделение. Иными словами, в полях Свойства и Категории можно ввести дополнительные сведения о подразделении, для которых не нашлось места в других полях данного окна. Добавление новых позиций в эти списки осуществляется с помощью соответствующей команды контекстного меню или клавиши Insert.
В области Соответствие подразделениям организаций можно сформировать список подразделений организаций, которые необходимо включить в состав данного подразделения. Иначе говоря, здесь выполняется та же операция по включению подразделений организаций в состав подразделения компании, которую мы только что рассмотрели в окне организационной структуры. Чтобы добавить в список новую позицию, выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert. Затем в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выберите название организации, а в поле Подразделение организации – название подразделения. В принципе, можно сразу выбирать подразделение, без предварительного указания организации, поскольку в окне выбора подразделения будет присутствовать поле для выбора организации.
Чтобы удалить позицию из списка подразделений организаций, включенных в состав подразделения компании, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить или просто нажмите клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Завершается ввод и редактирование подразделения компании нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. Чтобы выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений, нажмите кнопку Закрыть.
Несмотря на то, что вводить и редактировать подразделения в справочник организационной структуры можно и в процессе эксплуатации программы, необходимый минимум сведений (хотя бы одно подразделение) необходимо ввести на стадии ввода исходных данных.
Справочник территорий
Территория компании – это объект структуры, который включает в себя несколько помещений. Для перехода в режим работы со справочником территорий компании предназначена команда главного меню Предприятие▸Территории▸Территории – при ее выполнении на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Справочник территорий компании
В данном окне содержится список введенных ранее территорий. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Добавление (Действия▸Добавить) в справочник новой территории либо редактирование (Действия▸Изменить) имеющейся выполняется непосредственно в окне списка.
Справочник помещений
В справочнике помещений компании хранится информация обо всех помещениях организации в территориальном разрезе. Переход в режим работы c данным справочником выполняется с помощью команды главного меню Предприятие▸Территории▸Помещения – при активизации данной команды на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.13.
Рис. 3.13. Справочник помещений компании
В данном окне представлен список введенных ранее помещений, причем каждое помещение относится к определенной территории.
Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой Действия▸Добавить, для редактирования имеющейся позиции – командой Действия▸Изменить. Все действия по формированию и редактированию позиций выполняются в окне, изображенном на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Ввод и редактирование помещения
В соответствующих полях данного окна нужно ввести наименование помещения, выбрать территорию, к которой оно относится, и, при необходимости – установить признак того, что это помещение предназначено для встреч. Завершается ввод и редактирование помещения нажатием кнопки ОК или Записать.
Формирование и редактирование перечня должностей
В справочнике должностей хранится информация обо всех должностях компании. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда Персонал▸Должности – при активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.15.
Рис. 3.15. Справочник должностей
В данном окне отображается список введенных ранее должностей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается ее код и наименование. Все необходимые действия по создания новых и редактированию имеющихся позиций выполняются в окне, которое показано на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Ввод и редактирование должности
Здесь в поле Наименование следует ввести название должности – например, Менеджер, Слесарь, Экономист, Кондитер, и т.д. Под этим названием должность впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора (например, в справочнике должностей, см. рис. 3.15), а также выводиться в печатных формах документов и в отчетах (там, где это необходимо). Дальнейшие действия по вводу и редактированию данных выполняются на вкладках Описание должности и Компетенции.
Содержимое вкладки Описание должности показано на рис. 3.16. Отметим, что ни один из параметров данной вкладки не является обязательным для заполнения (впрочем, это касается и вкладки Компетенции), поэтому вы можете ограничиться вводом названия должности и нажать кнопку ОК. Но при желании вы можете сформулировать требования к претендентам на замещение данной должности, определить должностные обязанности, а также ввести дополнительные условия приема (например, размер оклада, либо особенности графика работы, и т.п.). Все эти данные вводятся в соответствующих полях с клавиатуры.
Если кандидатам на замещение данной должности предлагается заполнить типовую анкету, то эту анкету можно указать в поле Анкета резюме кандидата. Выбор осуществляется из справочника типовых анкет, окно которого вызывается с помощью кнопки выбора или нажатием клавиши F4.
На вкладке Компетенции можно сформировать список компетенций, относящихся к данной должности, или дополнительных требований к сотруднику, который ее занимает. Для добавления в список новой позиции нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающей подсказки при подведении к ним указателя мыши), после чего в поле Компетенция нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника компетенций сотрудников выбрать требуемое значение.
Сведения о должности можно вывести на печать. Для этого нужно сохранить введенные данные с помощью кнопки ОК или Записать, и нажать кнопку Печать.
Настройка многовалютного учета
Справочник валют предназначен для хранения информации об используемых в конфигурации валютах. Доступ к справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Валюты; при активизации данной команды на экране открывается окно справочника, описание которого приводится ниже.
Список используемых в конфигурации валют
Окно списка валют изображено на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Справочник валют
В данном окне содержится список введенных ранее валют. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается код валюты, ее обозначение, название валюты, курс и кратность.
Курс валюты указывается на рабочую дату. О том, что такое рабочая дата и как ее установить, мы говорили ранее. В окне списка валют значение рабочей даты отображается в левом верхнем углу окна, в поле Дата курса.
Значение Кратность представляет собой котировочную единицу валюты и обычно используется работе с валютами, имеющими достаточно низкий курс. Например, если курс какой-то валюты по отношению к базовой валюте (обычно в качестве базовой валюты используется российский рубль) составляет 2,1472 рубля за 1000 единиц валюты, то в поле Кратность следует ввести значение 1000, а в поле Курс – 2,1472.
Добавление новой и редактирование текущей валюты можно выполнять как в окне списка (по аналогии со справочниками видов надбавок и должностей, которые рассмотрены выше), так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия▸Редактировать в диалоге либо аналогичная команда контекстного меню. При включенном режиме Редактировать в диалоге все действия по формированию новой и редактированию текущей валюты выполняются в окне, описание которого приводится в следующем разделе.
Ввод и редактирование сведений о валюте
Окно редактирования валют показано на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Окно редактирования валюты
В данном окне необходимо определить значения следующих параметров:
♦ Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится краткое название текущей валюты. Длина краткого наименования не может превышать 10 символов. Рекомендуется в качестве краткого наименования вводить обозначение валюты, используемое в Общероссийском классификаторе валют.
♦ Код – здесь указывается числовой код валюты; длина числового кода не может превышать 3 символов. Рекомендуется вводить такой же числовой код, который используется для данной валюты в Общероссийском классификаторе валют.
♦ Полностью – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование валюты.
♦ Параметры прописи целой части для русского языка и Параметры прописи дробной части для русского языка – в этих выделенных областях определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. В частности, указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле указывается количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение – 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют – 2 знака).
Завершается процесс формирования либо редактирования валюты нажатием кнопки ОК либо Записать – после этого изменения отразятся в окне списка. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться также кнопкой Подбор из ОКВ, которая расположена справа вверху окна списка. При нажатии на эту кнопку на экране откроется окно Общероссийского классификатора валют, в котором нужно выделить курсором добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате на экране откроется окно редактирования валюты, в котором будут заполнены поля Наименование, Код и Полностью (при необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры). Заполнение остальных полей данного окна выполняется в обычном порядке.
Чтобы просмотреть, дополнить или отредактировать курс той или иной валюты, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Перейти▸Курсы валют. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.19.
Рис. 3.19. Просмотр, ввод и редактирование курсов валют
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата курса, название или обозначение валюты, величина курса и кратность. Чтобы добавить в список новую позицию, нужно выполнить команду Действия▸Добавить. После этого в соответствующих полях данного окна указывается дата курса, курс валюты на эту дату и кратность валюты (при необходимости). Подобным образом выполняется редактирование введенных ранее курсов валюты; переход в режим редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Изменить (предварительно следует установить курсор в соответствующую позицию). Отметим, что в данном окне может храниться неограниченное число курсов валют, которое определяется только потребностями пользователя.
Возможности программы предусматривают загрузку курсов валют с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг». Для этого в окне списка валют или в окне курсов валют нужно нажать кнопку Загрузить курсы, которая находится в инструментальной панели. Затем в открывшемся окне следует указать период, за который требуется загрузить курсы валют, и сформировать список валют, по которым должны быть загружены курсы, после чего нажать кнопку Загрузить. Помните, что для использования данной возможности необходимо наличие действующего подключения к Интернету.
Регистрация мероприятий, проводимых компанией
В процессе финансово-хозяйственной деятельности практически любой субъект хозяйствования периодически участвует в различного рода мероприятиях либо выступает организатором мероприятий. Какие мероприятия имеются в виду? Самые разные: выставки, ярмарки, рекламные акции, презентации, корпоративные праздники и т.д. В этих мероприятиях, так или иначе, участвуют либо все сотрудники предприятия, либо некоторые из них. Поэтому для полноты кадрового учета рекомендуется вести учет мероприятий, в которых принимают участие члены трудового коллектива.
Информация о мероприятиях хранится в справочнике мероприятий. Доступ к этому справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Мероприятия. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Справочник мероприятий
В данном окне отображается перечень мероприятий компании. Для каждой позиции списка показывается ее код и наименование, а также протяженность мероприятия (начальная и конечная дата). Для перехода в режим ввода нового мероприятия следует воспользоваться командой Действия▸Добавить, для редактирования текущего – командой Действия▸Изменить. При выполнении любой из этих команд на экране открывается окно редактирования, которое показано на рис. 3.21.
Рис. 3.21. Окно редактирования мероприятия
В первую очередь в данном окне следует определить значения полей Код и Наименование. Значение поля Код формируется системой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название мероприятия; желательно ввести такое название, чтобы впоследствии по нему легко можно было идентифицировать данное мероприятие в окне списка и других интерфейсах программы.
В полях Начало и Окончание следует ввести соответственно дату начала мероприятия и дату его окончания. Иначе говоря, здесь определяется продолжительность мероприятия; заполнение полей Начало и Окончание является обязательным – без этого будет невозможен дальнейший ввод данных. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В выделенной области Состав мероприятия вводится подробная информация обо всех событиях (этапах) данного мероприятия, с разбивкой по времени. Для добавления в список событий новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели, после чего с клавиатуры ввести требуемую информацию (для заполнения колонок Начало и Окончание можно также воспользоваться календарем).
Информацию о данном мероприятии можно вывести на печать – для этого следует воспользоваться кнопкой Печать, которая расположена внизу окна.
Завершается процесс формирования нового либо редактирования имеющегося мероприятия нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Формирование и ведение списка организаций
В справочнике организаций ведется список организаций, входящих в состав корпорации. Кроме этого, в справочник включаются также организации, с сотрудниками которых в данной конфигурации ведутся какие-либо расчеты.
Для перехода в режим работы со справочником организаций следует выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Организации – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.22.
Рис. 3.22. Справочник организаций
В данном окне содержится список введенных ранее организаций. Разумеется, при первом открытии данного окна оно не будет содержать ни одной позиции.
Формирование новых и редактирование имеющихся позиций списка можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия▸Редактировать в диалоге. Рассмотрим оба возможных варианта.
Если режим редактирования в диалоге отключен, то после выполнения команды Действия▸Добавить либо нажатия клавиши Insert в окне будет добавлена новая пустая позиция, данные в которую вводятся с клавиатуры. По завершении ввода новой организации следует нажать клавишу Enter. Добавить новую позицию в список можно также с помощью команды Действия▸Скопировать (данная команда активизируется также нажатием клавиши F9). При этом в новую позицию будут скопированы все реквизиты позиции, на которой был установлен курсор. Эти реквизиты можно отредактировать. Чтобы отредактировать введенную ранее позицию, необходимо установить на нее курсор и нажать клавишу Enter либо выполнить команду Действия▸Изменить. В результате станут доступны для редактирования все поля данной позиции. Для завершения редактирования нужно нажать клавишу Enter.
Если же режим редактирования в диалоге включен, то необходимые действия по вводу новой либо редактированию имеющейся организации выполняются в окне, которое показано на рис. 3.23.
Рис. 3.23. Окно редактирования организации
В верхней части окна в поле Наименование с клавиатуры вводится краткое наименование организации. Код организации в справочнике указывается в поле Код. Значение данного поля формируется автоматически, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.
Значение поля Префикс вводится с клавиатуры. Это значение в дальнейшем будет автоматически подставляться перед номерами документов, которые создаются от имени данной организации. Эта возможность упрощает процесс идентификации документов и позволяет вести раздельную нумерацию документов, оформленных от имени разных организаций, что особенно полезно при работе с большими объемами информации.
Остальные параметры окна редактирования организации размещены на двух вкладках: Юр./физ. лицо и Ответственные лица. Рассмотрим содержимое каждой из них.
В поле Наименование сокращенное указывается сокращенное название, а в поле Полное наименование – официальное наименование (эти параметры заполняются в соответствии с уставными документами). Поля ИНН, КПП, ОГРН заполняются с клавиатуры; в них указывается соответственно индивидуальный номер налогоплательщика данной организации, код причины постановки на учет и код ОГРН.
На вкладке Ответственные лица ведется перечень ответственных лиц данной организации. В рассматриваемой конфигурации к ответственным лицам относятся: руководитель организации, ее главный бухгалтер, кассир и руководитель кадровой службы. Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду контекстного меню Добавить. После этого в поле Действует с нужно ввести дату формирования записи, в поле Роль из раскрывающегося списка выбрать тип ответственного лица (возможные варианты – Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир либо Руководитель кадровой службы). Затем в поле Исполнитель из справочника физических лиц нужно выбрать сотрудника, а в поле Должность из справочника должностей – занимаемую им должность.
Завершается процесс формирования либо редактирования организации нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Настройка анкетирования сотрудников
Кадровые службы часто практикуют такой метод, как анкетирование сотрудников предприятия. В рассматриваемой конфигурации предусмотрено ведение справочников типовых анкет и вопросов для анкетирования, данные которых используются при проведении опросов. Далее мы рассмотрим каждый из этих справочников.
Типовая анкета
Ввод, редактирование и хранение анкет, которые используются кадровой службой предприятия, осуществляется в справочнике типовых анкет. Данный справочник используется совместно со справочником вопросов для анкетирования, с которым мы познакомимся позже.
Для перехода в режим работы со справочником типовых анкет предназначена команда главного меню Персонал▸Анкетирование▸Типовые анкеты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 3.24.
Рис. 3.24. Справочник типовых анкет
Для удобства работы и при большом количестве типовых анкет рекомендуется объединять их в тематические группы. В левой части окна списка содержится перечень групп типовых анкет, в правой части – список анкет, которые входят в состав текущей группы. Для каждой типовой анкеты в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Любую анкету можно вывести на печать – для этого необходимо установить на нее курсор и нажать кнопку Печать, которая расположена в правом верхнем углу данного окна.
Чтобы сформировать новую группу типовых анкет, следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.25.
Рис. 3.25. Создание группы типовых анкет
В данном окне в поле Родитель указывается родительская группа анкет. Заполнение данного поля не обязательно. Если же требуется указать родительскую группу, то нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название создаваемой группы. Рекомендуется ввести значение, по которому будет легко идентифицировать данную группу в окне списка и других интерфейсах программы.
Значение поля Код формируется системой автоматически; при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.
После заполнения всех перечисленных реквизитов следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.
Для перехода в режим формирования новой либо редактирования имеющейся анкеты предназначены команды Действия▸Добавить, Действия▸Скопировать и Действия▸Изменить, вызываемые также с помощью клавиш соответственно Insert, F9 и F2. При выполнении любой из этих команд на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.26.
Рис. 3.26. Окно редактирования анкеты
В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой анкеты, а в поле Код – код текущей записи (значение данного поля формируется автоматически, но его можно отредактировать с клавиатуры, включив данный режим с помощью соответствующей команды меню Действия). В поле Заголовок можно ввести заголовок анкеты, а в поле Вступление – ее краткое описание либо иной текст аналогичного характера. Дальнейшие действия выполняются на вкладках Основная, Состав вопросов и Макет печатной формы анкеты.
На вкладке Основная можно указать вид анкеты (Опрос или Тестирование), а также определить некоторые другие параметры (например, установить признак адресной рассылки или включения в справочник физических лиц).
На вкладке Состав вопросов (ее содержимое показано на рис. 2.10) формируется перечень вопросов типовой анкеты. При желании вопросы можно объединить в разделы. Для этого предварительно сформируйте список разделов, а затем заполняйте разделы вопросами.
Для добавления в список нового вопроса следует выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Затем в поле Вопрос нажатием кнопки выбора нужно вызвать окно справочника вопросов для анкетирования (он используется совместно со справочником типовых анкет, с ним мы познакомимся позже) и выбрать в данном справочнике требуемый вопрос.
Если вопрос является обязательным для заполнения, то дважды щелкните мышью в поле Обязательный, после чего в открывшемся окне укажите требуемый признак. В поле Вес вопроса можно указать вес (приоритет, важность) данного вопроса.
На вкладке Макет печатной формы анкеты определяется вид печатной формы типовой анкеты. Чтобы сформировать печатную форму в соответствии с настроенными ранее параметрами следует на данной вкладке нажать кнопку Заполнить. С помощью кнопки Очистить осуществляется удаление всей информации из печатной формы анкеты.
После того, как выполнены все действия по формированию, настройке и редактированию типовой анкеты, нужно в окне редактирования нажать кнопку ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно редактирования будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Вопросы для типовой анкеты
Вызов справочника вопросов для анкетирования осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Анкетирование▸Вопросы для анкетирования. При активизации данной команды отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.27.
Рис. 3.27. Справочник вопросов для анкетирования
На рисунке видно, что данное окно разделено на две части: левую и правую. В правой части отображается перечень групп вопросов для анкетирования, в левой части – список вопросов, входящих в активную группу. Использование механизма группировки позволяет систематизировать содержимое справочника и повысить тем самым удобство работы с ним.
Чтобы сформировать группу, следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Окно формирования группы вопросов выглядит так же, как и окно формирования группы типовых анкет, с которым мы познакомились в предыдущем разделе.
Формирование нового и редактирование имеющегося вопроса выполняется в окне редактирования, которое представлено на рис. 3.28. Это окно вызывается стандартным способом – с помощью соответствующих команд меню Действия.
Рис. 3.28. Редактирование вопроса для анкетирования
В верхней части данного окна в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное краткое наименование формируемого вопроса. Под введенным здесь названием данный вопрос будет отображаться в окне списка и других интерфейсах программы. Поле Код, как обычно, заполняется автоматически, но его значение при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. В поле Формулировка указывается полная формулировка вопроса (данное поле также заполняется с клавиатуры).
В поле Ответ в виде из раскрывающегося списка выберите значение, характеризующее, в каком виде должен быть представлен ответ на данный вопрос. Например, это может быть число, текст, дата, четкий ответ типа да/нет, выбор нескольких вариантов из предложенного списка, и т.п.
При необходимости можно оценить каждый вариант ответа – это позволит более наглядно представлять результат анкетирования. Для оценки варианта ответа следует ввести требуемое значение в поле Оценка. Например, на рис. 2.12 представлены два разных варианта ответа, и каждый из них оценен по пятибалльной шкале в зависимости от предпочтительности.
Если к данному варианту ответа опрашиваемый должен добавить развернутое пояснение, то в колонке Требуется развернутый ответ необходимо установить соответствующий флажок.
Завершается процесс ввода либо редактирования вопроса для анкетирования нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Сформированные в данном справочнике вопросы для анкетирования будут в дальнейшем доступны для выбора в режиме редактирования типовой анкеты.
Ввод прочей кадровой информации
В данном разделе мы рассмотрим ряд справочников, в которых содержится прочая кадровая информация. Некоторые данные из этих справочников используются при ведении других справочников конфигурации, т.е. являются вспомогательными данными. Кроме этого, хранящаяся здесь информация активно используется в процессе эксплуатации программы.
Контактные данные организаций и физических лиц
С данными, которые хранятся в справочнике видов контактной информации, мы уже косвенно сталкивались выше – при описании справочника физических лиц, а именно там, где рассматривали окно редактирования и ввода контактной информации. Для перехода в режим работы с данным справочником выполните команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши название справочника и нажмите кнопку ОК. В результате откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.29.
Рис. 3.29. Справочник видов контактной информации
В данном справочнике имеется много предопределенных элементов. Предопределенный элемент – это элемент, который создается в режиме работы Конфигуратор, и его редактирование либо удаление в режиме работы 1С: Предприятие невозможно – он постоянно присутствует в справочнике. Однако в справочник можно в обычном порядке добавлять, а впоследствии – редактировать и удалить пользовательские элементы.
Чтобы ввести новую позицию, следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert. Все дальнейшие действия производятся непосредственно в окне списка (это касается и редактирования позиций).
Значение поля Код программа сгенерирует автоматически при включении в справочник новой позиции. При необходимости его можно изменить с клавиатуры.
В поле Тип из раскрывающегося списка выберите тип контактной информации. Предлагаются следующие варианты: Адрес, Телефон, Адрес электронной почты, Веб-страница, Местный телефон, Произвольный адрес и Другое.
В поле Наименование введите название контактной информации. В частности, если в поле Тип указано значение Адрес, то в поле Наименование можно ввести значение Рабочий, и т.д.
В поле Вид объекта контактной информации следует из раскрывающегося списка выбрать справочник, где будет задействован данный вид контактной информации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Предлагаются следующие значения: Справочник «Физические лица»; Справочник «Юридические лица»; Справочник «Территории компании»; Справочник «Подразделения компаний»; Справочник «Подразделения организаций».
Список причин для увольнений
Периодически на каждом предприятии происходят увольнения сотрудников. Для каждого увольнения необходимо наличие соответствующей причины, а информация о таких причинах хранится в справочнике причин увольнения из компании.
Справочник вызывается с помощью команды Предприятие▸Классификаторы▸Причины увольнения – при ее активизации отображается интерфейс списка, изображенный на рис. 3.30.
Рис. 3.30. Справочник причин увольнения из компании
По умолчанию в данном окне содержится несколько предопределенных элементов, которые были сформированы в режиме работы Конфигуратор. К ним относятся:
♦ Не прошел испытательный срок;
♦ По собственному желанию;
♦ По распоряжению администрации.
Подробнее о предопределенных элементах рассказывается выше, в разделе. Где рассматривался справочник видов контактной информации. Здесь же мы отметим, что в справочнике причин увольнения из компании допускается редактирование предопределенных элементов, но запрещено их удаление.
Все действия по формированию новых и редактированию имеющихся причин увольнения из компании выполняются в окне списка. Для перехода в данные режимы следует воспользоваться соответствующими командами меню Действия.
Ввод и хранение сведений об удостоверениях личности
С данными, которые хранятся в справочнике видов документов, удостоверяющих личность, мы уже косвенно сталкивались выше – при изучении справочника физических лиц, а именно там, где рассматривается окно редактирования и ввода основных сведений о физическом лице. Чтобы открыть окно справочника, нужно выполнить команду Предприятие▸Классификаторы▸Документы, удостоверяющие личность. Окно справочника показано на рис. 3.31.
Рис. 3.31. Справочник документов, удостоверяющих личность
Включать в список позиции можно как в ручном, так и в автоматическом режимах.
Для ручного добавления следует выполнить команду Действия▸Добавить, и ввести с клавиатуры название документа (в поле Наименование), код инспекции министерства по налогам и сборам для данного документа (поле Код ИФНС) и код пенсионного фонда России для данного документа (поле Код ПФР). По окончании ввода данных нужно нажать клавишу Enter.
Чтобы ввести документ в автоматическом режиме, нажмите кнопку Подбор, которая расположена в правом верхнем углу окна (см. рис. 3.31). При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно классификатора видов документов, удостоверяющих личность. В данном окне следует выделить курсором требуемый документ и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью – в результате выбранный документ отобразится в списке.
Классификатор стран мира
В классификаторе стран мира осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о странах, граждане которых могут быть сотрудниками данного предприятия. Переход в режим работы с классификатором осуществляется с помощью команды Предприятие▸Классификаторы▸Классификатор стран мира – при ее активизации на экране отображается окно справочника, которое показано на рис. 3.32.
Рис. 3.32. Классификатор стран мира
В данном окне приводится перечень введенных ранее стран. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается ее код, а также краткое и полное наименование (все перечисленные параметры рекомендуется указывать в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира).
С помощью команд меню Действия в окне списка можно выполнить ряд стандартных действий – в частности, установить фильтр на отображаемые в окне данные, выполнить сортировку данных, настроить печатную форму списка, обновить список, переключить режим редактирования (в списке либо в диалоге) и др. Описание этих команд приведено в предыдущих разделах.
Если включен режим редактирования в списке, то для добавления в справочник новой позиции следует воспользоваться командой Действия▸Добавить, после чего в соответствующих полях ввести с клавиатуры требуемые данные.
Если включен режим редактирования данных в отдельном диалоговом окне, то при выполнении команды Действия▸Добавить на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.33.
Рис. 3.33. Редактирование страны
В данном окне в соответствующих полях с клавиатуры вводится краткое и полное наименование страны, а также ее код. После этого нужно нажать кнопку ОК либо Записать.
Добавлять новые страны в классификатор можно также с помощью Общероссийского классификатора стран мира, который открывается при нажатии в окне списка на кнопку Подбор из ОКСМ. В окне Общероссийского классификатора стран мира нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши – в результате на экране откроется окно редактирования (см. рис. 3.33), в котором будут заполнены все поля. Добавление новой страны в список произойдет после нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Семейные положения физических лиц
Служба персонала любого предприятия содержит сведения о семейном положении своих работников. Ввод, редактирование и хранение этих сведений осуществляется в справочнике, вызов которого осуществляется с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Семейное положение физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.34.
Рис. 3.34. Справочник семейных положений физических лиц
Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.34), затем в открывшемся окне классификатора установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
Расширенные сведения о физических лицах, контрагентах и прочих объектах
В программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения дополнительной информации о физических лицах, контрагентах, организациях и прочих объектах. В данном случае имеется в виду информация, для которой не нашлось места в других местах программы. Чтобы перейти в режим работы с этой информацией, нужно выполнить команду Операции▸Справочники, и в открывшемся окне выбрать справочник Дополнительная информация – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.35.
Рис. 3.35. Справочник дополнительной информации о физических лицах
Работать со справочником можно в двух режимах: в окне списка и в отдельном диалоговом окне (имеется в виду ввод новых и редактирование имеющихся позиций). Для смены режима выполните команду Действия▸Редактировать в диалоге или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов.
Если вы намерены работать в окне списка, то в поле Объект следует ввести тип данных (например, Организации, Контрагенты или др.), а затем – указать конкретный объект соответствующего типа (например, если вы указали тип Организации, то выбор объекта будет осуществляться из справочника организаций, и т.д.).
В поле Вид данных указывается способ хранения данных. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Файл либо Изображение.
В поле Имя файла с клавиатуры вводится имя файла с данными (рекомендуется указывать полный путь к файлу), а в поле Описание – краткое описание хранящейся о физическом лице информации (например, Заявка кандидата, План испытательного срока, Отчет о работе и т.д.).
Если вы намерены работать в отдельном диалоговом окне, то при активизации команды Действия▸Добавить (либо Действия▸Изменить) на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.36.
Рис. 3.36. Окно редактирования дополнительной информации
Работа в данном окне ведется по тем же правилам, что и в окне списка. После заполнения параметров следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.
Список учебных заведений, где учились работники
Любой работник компании имеет какое-то образование (начальное, среднее, высшее, незаконченное высшее и т.д.), которое он получил при окончании соответствующего учебного заведения. В программе предусмотрен механизм ввода, редактирования и хранения сведений об учебных заведениях, в которых получали образование работники компании.
Необходимые действия выполняются в справочнике учебных заведений, для вызова которого следует выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Классификаторы▸Учебные заведения, При активизации данной команды отображается окно, которое показано на рис. 3.37.
Рис. 3.37. Справочник учебных заведений
Здесь представлен список позиций, добавленных ранее в справочник учебных заведений. Для каждого учебного заведения показывается его код и наименование.
Работа со справочником ведется непосредственно в окне списка. Для ввода нового учебного заведения предназначена команда Действия▸Добавить, для редактирования текущего – команда Действия▸Изменить (также для этого можно воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели).
Для пометки текущего объекта на удаление следует воспользоваться командой Действия▸Установить пометку удаления (данная команда вызывается также нажатием клавиши Delete); чтобы сразу удалить объект из списка, нужно нажать комбинацию клавиш Shift+Delete либо выполнить команду Действия▸Удалить.
Сведения о видах образований, полученных сотрудниками
После окончания учебного заведения человек получает образование, которое является основой для его дальнейшей карьеры. Возможности программы предусматривают ввод, редактирование и хранение сведений о видах образования, полученных физическими лицами и сотрудниками компании. Эта информация хранится в справочнике видов образования, который вызывается с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Виды образования физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.38.
Рис. 3.38. Справочник видов образования
Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).
Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.38), затем в открывшемся окне классификатора выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
Данные о пользователях программы
Поскольку возможности программы предусматривают многопользовательский режим работы, то информацию о пользователях, которые могут работать с программой, целесообразно систематизировать. Для хранения данных о пользователях программы предназначен справочник пользователей, для доступа к которому следует воспользоваться командой Сервис▸Пользователи и права доступа▸Пользователи. При выполнении данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.39.
Рис. 3.39. Справочник пользователей
На рисунке видно, что данный справочник состоит из двух частей – левой и правой. Это уже знакомый нам вариант представления данных: в левой части окна содержится перечень групп пользователей, в правой части – список пользователей, входящих в активную группу. В одну группу обычно включают пользователей, которые наделены сходными должностными обязанностями и работают в одном направлении; примеры групп пользователей – Офис-менеджеры, Бухгалтерия, Склад, Отдел поставок и т.д.
Для создания новой группы пользователей следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели – в результате на экране откроется окно, в котором нужно ввести название группы, ее код и, при необходимости – родительскую группу в иерархии.
Ввод нового и редактирование имеющегося пользователя выполняется в окне редактирования, которое открывается с помощью команд Действия▸Добавить, Действия▸Скопировать и Действия▸Изменить. Данное окно изображено на рис. 3.40.
Рис. 3.40. Ввод и редактирование пользователя
В поле Краткое имя с клавиатуры вводится краткий вариант имени пользователя, который будет отображаться в интерфейсах программы; кроме этого, по краткому имени программа определяет пользователя, т.е. выполняет его идентификацию. Полный вариант вводится также с клавиатуры в поле Полное имя.
В нижней части окна выполняется настройка параметров, которая будет актуальна для данного пользователя.
После ввода всех требуемых данных следует нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Закрыть.
Следует отметить, что выполнять ввод новых и редактирование имеющихся пользователей можно и непосредственно в окне списка (рис. 3.39). Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели).
Справочник вакансий
Отдел по работе с персоналом любой компании должен формировать и вести перечень вакансий, имеющихся на предприятии. Ведь этот перечень является базой для подбора персонала предприятия. Отметим, что к формированию списка вакансий следует приступать после того, как составлен перечень должностей (описание справочника должностей приведено выше, в соответствующем разделе). Также необходимо построить организационную структуру компании (об этом мы также говорили ранее), так как при добавлении новых вакансий следует обязательно вводить название подразделения, в котором она открыта.
Чтобы открыть список вакансий, используйте команду главного меню Персонал▸Вакансии. Окно справочника, которое после этого отобразится на экране, представлено на рис. 3.41.
Рис. 3.41. Справочник вакансий
Здесь отображается список вакансий, введенных ранее в программу. Каждую вакансию легко идентифицировать, поскольку для каждой позиции списка показаны следующие сведения: код вакансии, название вакансии, название подразделения компании, в котором открыта вакансия; название вакантной должности; дата, до которой вакансия должна быть закрыта (если это поле является пустым – значит, срок закрытия вакансии не ограничен).
Все имеющиеся в программе вакансии делятся на два вида – открытые и закрытые. Закрытым вакансиям присваивается соответствующий признак (об этом мы поговорим чуть ниже), а в окне списка они отображаются серым цветом (на рис. 3.41 закрыта вакансия слесаря, которая является последней в списке).
Возможности программы предусматривают отбор списка вакансий по виду – для этого следует в списке, расположенном под меню Действия, выбрать значение Открытые вакансии или Закрытые вакансии. Данный механизм особенно удобен при наличии большого числа позиций в списке. Если же этому параметру присвоено значение Все вакансии, то перечень будет включать в себя все вакансии, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы ввести в справочник новую вакансию, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или выполните команду Действия▸Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры вакансии, выполните команду Действия▸Изменить. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.42.
Рис. 3.42. Работа по оформлению вакансии
Вначале введите вакантную должность. В поле Должность нажмите F4 (отметим, что эта клавиша является стандартным инструментом и работает во всех полях выбора, имеющихся в окнах конфигурации), затем в появившемся окне справочника должностей выделите курсором нужное значение и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Затем по таким же правилам в поле Подразделение выберите подразделение компании, где открыта вакансия. Отметим, что оба этих параметра обязательны для заполнения.
Далее в соответствующем поле введите название вакансии. Это название программа генерирует самостоятельно после заполнения полей Должность и Подразделение, но в случае надобности его можно изменить с клавиатуры.
С помощью соответствующих параметров, находящихся в области Описание вакансии, вы можете указать дополнительные сведения о вакансии, в частности – требования, которым должны удовлетворять кандидаты, их должностные обязанности и условия приема на работу. Необходимые данные можно ввести как вручную, так и автоматически. В последнем случае переведите переключатель в положение Соответствует описанию должности – тогда необходимые значения будут скопированы из описания должности, выбранной в поле Должность, и вручную изменить их будет невозможно. Если же переключатель установить в положение Произвольное, то эти поля станут доступными для редактирования, и вы сможете заполнить или изменить их вручную.
В поле Дата открытия указывается дата открытия данной вакансии. По умолчанию здесь отображается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. Аналогичным образом заполняется поле Плановая дата закрытия, в котором можно указать дату, до которой должна быть закрыта данная вакансия. Это поле по умолчанию не заполнено, и если срок закрытия вакансии не определен, то его можно так и оставить пустым.
Конец ознакомительного фрагмента.
* * *
Приведённый ознакомительный фрагмент книги 1С: Зарплата и управление персоналом 8.2. Понятный самоучитель для начинающих (А. А. Гладкий, 2012) предоставлен нашим книжным партнёром -
8» появилась на свет еще в 2014 г., некоторые кадровики и расчетчики никак не могут расстаться с морально устаревшей, но такой родной редакцией 2.5, и решиться перейти на новую версию, которая проще, понятнее и умнее своих предшественниц.
Театр начинается с вешалки…
… а программа - с интерфейса!
Интерфейс «1С:Зарплаты и управление персоналом 8», ред. 3.1, не простой, а управляемый. Это значит, что вы сами управляете тем, как будет выглядеть ваш рабочий экран:
можете решить, где должны располагаться разделы и открытые вкладки. Например, разделы сверху, а открытые вкладки снизу, как в редакции 2.5. Или (как мне очень нравится) разделы сверху, а открытые вкладки слева.
Можете скрыть редко используемые команды, чтобы не загромождать экран – потом их нетрудно будет найти и вызвать снова.
Можете установить хитроумный отбор данных в любом справочнике/списке документов, а затем отсортировать, сгруппировать и раскрасить полученную информацию для лучшего восприятия.
Можете добавить в «Избранное» часто используемые команды для быстрого к ним доступа.
Также есть возможность выполнить общее действие с группой объектов. Например, выделить несколько элементов справочника и для них установить/снять пометку удаления. Или провести/отменить проведение выделенных (или даже всех!) документов.
Так что, если вы любите порядок на своем рабочем месте, вам точно понравится работать с управляемым интерфейсом, ведь он позволит без особых усилий навести порядок и на рабочем столе программы. Его девиз: «Ничего лишнего. Все просто и понятно».
Один за всех
Раз уж мы заговорили об упрощении работы, то здесь разработчики программы подготовили для нас немало сюрпризов, которые в целом можно охарактеризовать так: больше результата при меньших усилиях. И в первую очередь речь идет о сокращении количества документов. Например:
пользователи редакции 2.5 знают, что для отражения отсутствия сотрудника (отпуск, больничный и т.п.) требуется оформить два документа – один кадровый, другой расчетный. И зачастую, особенно если кадровик и расчетчик – два разных человека, это вызывает рассогласование действий и ошибки в учете. Теперь все просто. Скажем, кадровик начинает оформлять отпуск, вносит в него исходные данные. Затем с этим же документом работает расчетчик. После того как все рассчитано и проверено, документ утверждается. И все. Теперь изменить документ без ведома расчетчика кадровик не сможет.
При увольнении сотрудника теперь в одном документе возможно произвести полный расчет. А в редакции 2.5 для этого требуется оформить три документа: «Увольнение », «Расчет при увольнении сотрудника » (для удержания за неотработанные дни отпуска или начисления компенсации за неиспользованные дни отпуска), «Начисление зарплаты » (для расчета зарплаты за отработанное время).
Расчет страховых взносов в редакции 3.1 выполняется в документе начисления зарплаты – одновременно с расчетом налогов и удержаний.
Кадры решают все
Очень важное и нужное изменение произошло в штатном расписании. В редакции 2.5 позиция штатного расписания – это комбинация подразделения организации и должности, не позволяющая иметь в одном подразделении несколько позиций с одной и той же должностью, но разными разрядами, условиями или оплатой труда. Для решения этой проблемы в редакции 2.5 приходится «плодить» должности.
В редакции 3.1 все гораздо проще – теперь хранится не в регистре сведений, а в справочнике, в котором может быть сколько угодно элементов с одинаковыми реквизитами. Не нужно дублировать должности, достаточно всего лишь детально описать различия между позициями.
В версии 3.1 стал доступен удобный инструмент, когда у сотрудника меняется вид занятости. Например, если он из совместителя переходит в категорию основного работника. Теперь не нужно увольнять сотрудника и заново принимать его на работу. Все решается оформлением документа «Кадровый перевод ».
А еще в новой редакции можно обеспечить корректное склонение по падежам не только ФИО работника, но и подразделения с должностью.
Зарплаты много не бывает!
В расчетном блоке тоже произошло много важных и полезных изменений.
В редакции 3.1 нет разделения на основные и дополнительные виды начислений – все начисления хранятся в одном справочнике. Процедура настройки самого начисления стала логически более понятна.
В произвольных формулах расчета начисления снято ограничение на количество показателей – теперь можно использовать сколь угодно сложные конструкции. Главное – не выходить за рамки здравого смысла!
В редакции 2.5 пересчет тарифной ставки (например, для расчета сверхурочных, ночных и т.п.) производится только исходя из оклада работника. А в редакции 3.1 можно для этих целей учесть не только оклад, но и любые другие начисления – доплаты, надбавки и пр.
«А я еще и вышивать могу. И на машинке тоже…»
Ну а теперь поговорим о том, чего редакция 2.5 не может в принципе, а редакция 3.1 делает без проблем:
Пользователям редакции 2.5 знакомо состояние бессилия, когда, скажем, в системе уже зарегистрирован кадровый документ (например, кадровый перевод), и требуется в этот же день произвести изменение в оплате труда сотрудника (например, изменить начисление целому подразделению). Миссия невыполнима! А вот в редакции 3.1 решение подобной задачи не вызовет никаких затруднений.
Ситуация: водитель автобуса в течение рабочего дня часть времени работает «на линии» (с оплатой по одному тарифу), а другую занят на ремонте (с оплатой по другому тарифу). Вопрос: как в редакции 2.5 отразить эту ситуацию? Ответ: никак – версия 2.5 не может рассчитать зарплату сразу по нескольким видам времени в течение одного рабочего дня! А вот в редакции 3.1 можно не только учесть несколько видов времени внутри смены, но и оплатить их по разным тарифным ставкам.
Если сотрудник периодически работает то во вредных, то в нормальных условиях труда – в редакции 2.5 для отражения такой ситуации приходится использовать кадровый перевод на другую должность (или в другое подразделение). А если таких сотрудников много, а переводов в течение месяца еще больше? А если смена условий труда происходит в течение дня? В редакции 3.1 для этих целей созданы два новых справочника – территорий и условий труда. Отразить работу на конкретной территории можно кадровыми документами или табелем, работу в других условиях – только табелем (по крайней мере, пока).
В редакции 3.1 появилась долгожданная возможность учесть выплаты не-сотрудникам: бывшим работникам или вообще сторонним лицам (например, акционерам).
Редакция 3.1 позволит зарегистрировать и оплатить (при необходимости) отгулы (в т.ч. внутрисменные), переработки, подработки.
Кроме того, в новой программе теперь можно оформить дополнительный отпуск «чернобыльцам».
Это всего лишь краткий обзор самых интересных и полезных функций новой программы.
В завершение хочу отметить, что в соответствии с официальным письмом фирмы «1С» (№22222 от 18.11.2016) в 2017 г. ограничат поддержку следующих конфигураций:
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 2.5;
«1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» ред. 1.0;
«1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» ред. 1.0.
Это значит, что фирма «1С» будет выпускать обновления до I квартала 2018 г. (будет возможность сдачи годовой отчетности за 2017 г.), однако в обновлениях не будет развития функциональности и удобства работы пользователей (в том числе не будет реализовано 100% автоматизированное заполнение отчетности 6-НДФЛ). Поэтому фирма «1С» рекомендует переходить на новые редакции программных продуктов уже сейчас.
Ведите учет на предприятиях любого масштаба и юридической структуры.
В одном приложении вы можете вести учет любого числа юридических и физических лиц, в том числе унитарных предприятий и некоммерческих организаций. Поддерживается учет по территориально обособленным подразделениям, самостоятельно отчитывающимся как во все органы, так и только в ФНС.
Выбирайте те возможности, которые действительно требуются.
Последовательно ответив на вопросы помощника начальной настройки, вы получите интерфейс, в котором будут только нужные вам функции, вплоть до отказа от возможности расчета зарплаты и ведения только кадрового учета. В дальнейшем, в процессе работы, вы сможете без проблем задействовать не востребованные ранее возможности.
Ведите кадровый учет.
- Штатное расписание
- Приемы, переводы и другие изменения, увольнения
- Договоры подряда
- Воинский учет
Рассчитывайте зарплату и другие начисления.
- Повременная, сдельная и другие формы оплаты труда
- Ночные, сверхурочные, праздничные и пр.
- Надбавки, доплаты, компенсации, материальная помощь и пр.
- Премии: ежемесячные, квартальные, годовые и пр.
- Отпуска, больничные, командировки, простои и пр.
- Удержания по исполнительным документам, проф. взносы и пр.
- Расчеты по займам
- НДФЛ и страховые взносы
Выплачивайте зарплату.
- Аванс, межрасчетные выплаты и окончательный расчет
- В безналичной форме или наличными
- Электронный обмен с банками в рамках зарплатных проектов
- Учет депонентов
Формируйте и сдавайте отчетность через Интернет с помощью встроенного сервиса «1С-Отчетность»:
- Квартальная отчетность и другие сведения для ПФР
- 4-ФСС и документооборот в рамках пилотного проекта ФСС
- 2-НДФЛ, в том числе за сторонних лиц (не сотрудников)
- Отчетность в Росстат: П-4 и др.
Сравнение функционала версий 1С:Зарплата и управление персоналом 8
| 1С:Зарплата и управление персоналом 8 | БАЗОВАЯ | ПРОФ | КОРП |
| Учет кадров и персонифицированный учет |
|
|
|
| Расчет и учет заработной платы |
|
|
|
| Выплаты и депонирование |
|
|
|
| Исчисление налогов и страховых взносов |
|
|
|
| Подготовка регламентированной отчетности |
|
|
|
| Учет деятельности нескольких организаций |
|
|
|
| Возможность конфигурирования прикладного решения |
|
|
|
| Поддержка клиент-серверного варианта работы |
|
|
|
| Работа с распределенной информационной базой |
|
|
|
| Набор персонала с поиском кандидатов в интернете |
|
||
| Грейды и KPI |
|
||
| Социальные льготы и компенсации |
|
||
| Адаптация,обучение и развитие персонала |
|
||
| Кадровый резерв и управление талантами |
|
||
| Учет расходов по направлениям и проектам |
|
||
| Охрана труда, допуски, медосмотры, инструктажи |
|
||
| Удаленный доступ для руководителей и сотрудников |
|
| Артикул | Версия |
Купить, руб.
|
Арендовать, руб./мес. |
| 4601546044433 |
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8. Базовая версия. |
7 400 |
от 563 |
| 4601546092588 |
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 |
22 600 |
от 563 |
| 4601546041807 |
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (USB) |
27 300 |
- |
| 4601546081506 |
1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП |
109 000 |
- |
| 2900001729819 |
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8. Базовая версия.Электронная поставка |
9 200 |
от 563 |
| 4601546113993 |
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 |
28 100 |
от 563 |
| 2900001729826 |
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 ПРОФ.Электронная поставка |
28 100 | от 563 |
Оплата и доставка
Оплату принимаем только от юр. лиц или Индивидуальных предпринимателей путем безналичного перечисления на расчетный счет. После оформления заявки с Вами свяжется менеджер, уточнит детали заказа и выставит счет на оплату.
Доставку осуществляем курьерской службой бесплатно в любой регион РФ. Если товар есть в наличии и при условии оплаты до 12:00 по МСК, отправка заказа возможна в тот же день. При оплате после 12:00, а также при заказе электронной поставки, отправка осуществляется не ранее, чем на следующий рабочий день. Точные сроки доставки уточняйте у менеджера при оформлении заказа.
Если Вы заказали поставку с программной лицензией - Вы можете начать пользоваться программой не дожидаясь получения комплекта поставки (коробки). Сообщите о таком желании менеджеру и он вышлет Вам сканы рег. анкеты и пин-коды для получения лицензии.
Вместе с товаром Вам будет предоставлен полный комплект бухгалтерской документаации: договор, счет и акт на передачу прав (или товарная накладная ТОРГ-12). Отправляем сразу сканы на e-mail, затем оригиналы доставит курьер, либо отправим по почте. С постоянными клиентами работаем через эл. документооборот (сервис 1С-ЭДО, оператор Калуга-Астрал).
Введение
Немаловажную роль в организации кадрового учета и работы с персоналом играет автоматизация труда работников кадровой службы предприятия. В настоящее время существует целый ряд программных средств, призванных автоматизировать процессы кадрового учета. Одной из наиболее популярных таких программ является 1С 8, которая подробно рассматривается в этой книге.
Эта программа давно занимает лидирующие позиции на рынке, она уже получила большое количество поклонников. К ее характерным особенностям следует отнести повышенную гибкость, настраиваемость, функциональную эластичность, и, как следствие, – применимость к особенностям практически любого предприятия (торгового, бюджетного, финансового, производственного и т.д.).
Настоящее руководство рассчитано на обучение широкого круга пользователей работе по автоматизации кадрового учета и начислению заработной платы с помощью программы 1С 8. Начинающие пользователи с помощью этой книги получат возможность последовательного и комплексного изучения рассматриваемой конфигурации; более опытные пользователи найдут в книге ответы на интересующие вопросы и откроют для себя новые возможности программы. Для руководящих работников изучение данной книги также небесполезно – например, для принятия решений о концептуальном направлении построения процессов кадрового учета на предприятии.
Не исключено, что в процессе изучения программы читатель обнаружит некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что он видит на экране компьютера – такая вероятность обусловлена тем, что программа 1С постоянно совершенствуется и дорабатывается. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.
Данная книга состоит из двух частей. В первой части рассматривается конфигурация «1С Зарплата и управление персоналом 8», которая специально предназначена для автоматизации кадрового учета, а также расчета и начисления зарплаты. Во второй части мы узнаем, как ведется учет заработной платы в конфигурации «1С Бухгалтерия предприятия 8». Отметим, что первая часть будет намного больше по объему, поскольку данная конфигурация является специализированным продуктом, разработанным специально для кадрового учета и расчета зарплаты, в то время как «1С Бухгалтерия предприятия 8» – это комплексный продукт, в котором расчет и начисление зарплаты является лишь частью функциональности.
Часть 1.
Конфигурация «Зарплата и управление персоналом 8»
Глава 1.
Знакомство с программой
В этой главе мы рассмотрим, какие же основные задачи кадрового учета можно решать с помощью программы «1С Зарплата и управление персоналом 8». Также кратко рассмотрим структуру описываемой конфигурации.
Возможности программы
Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначена для решения следующих задач:
♦ Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий;
♦ Ведение самых разнообразных справочников: организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;
♦ Проведение анкетирования сотрудников;
♦ Подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, заключение трудового договора, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т.д.) в соответствии с действующим законодательством;
♦ Формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;
♦ Планирование занятости сотрудников (участие в мероприятиях, планируемые встречи и т.д.);
♦ Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством;
♦ Раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;
♦ Работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;
♦ Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т.д.), с формированием соответствующей отчетности;
♦ Проведение различного рода мероприятий;
♦ Формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы организации, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняется пользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;
♦ Решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
В следующем разделе мы кратко ознакомимся со структурой рассматриваемой конфигурации и ее основных инструментах.
Структура прикладного решения
Рассматривая структуру конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» следует в первую сказать о том, что возможности программы предусматривают ведение кадрового учета как в целом по компании, так и отдельно по каждой входящей в ее состав организации.
Учтите, что содержимое главного окна программы, а также набор доступных для работы команд, функций, кнопок и прочих инструментов зависит от того, какой интерфейс включен у вас в данный момент. Самый полный набор инструментов можно использовать при включенном интерфейсе «Полный». Выбор интерфейса осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Сервис▸Переключение интерфейса. Здесь и далее подразумевается, что в программе включен Полный интерфейс (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Главное окно программы
Основным рабочим инструментом программы является главное меню. Каждый пункт главного меню включает в себя перечень команд, предназначенных для перехода в соответствующие режимы работы программы. В состав главного меню входят следующие пункты:
♦ Файл – команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows: к ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.
♦ Правка – в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.
♦ Операции – с помощью команд данного меню осуществляется выбор вариантов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции▸Справочники на экране откроется окно выбора справочника. Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.
♦ Персонал, Расчеты с персоналом, Кадровый учет и Расчет зарплаты по организации – каждое из перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка учета. По мере изучения книги мы будем знакомиться с ними подробнее.
♦ Предприятие – данное меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим формирования отчетности по медицинскому страхованию, просмотра и редактирования некоторых справочников, настройки производственного календаря, и др.
♦ Сервис – данное меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы.
♦ Окна – в этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы.
♦ Справка – в состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.
В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. В дальнейшем мы неоднократно будем останавливаться на тех либо иных командах контекстного меню. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели (состав меню Действия и инструментальной панели также зависит от конкретного интерфейса).
Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы, и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.1 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро, одним щелчком мыши перейти в требуемый режим работы.
Непосредственно под главным меню программы располагается несколько инструментальных панелей. Кнопки инструментальных панелей дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое этих панелей, предложенное по умолчанию.
Список «горячих клавиш»
В программе можно использовать так называемые «горячие клавиши». Например, переход в режим редактирования документа осуществляется нажатием клавиши F2, пометка позиции на удаление (а также снятие такой пометки) – нажатием клавиши Delete, удаление позиции из списка – с помощью комбинации клавиш Shift+Delete (правда, для данной операции необходимо наличие соответствующих прав доступа), и т.д. В данном разделе мы приводим перечень «горячих клавиш», которые наиболее востребованы у пользователей.
Таблица 1.1.
«Горячие клавиши» общего назначения
Таблица 1.2.
«Горячие клавиши» для управления окнами программы
Таблица 1.3.
«Горячие клавиши» для работы в окне редактирования
Таблица 1.4.
«Горячие клавиши» для работы в интерфейсах списка и с иерархическими списками
Таблица 1.5.
«Горячие клавиши» для работы с полями ввода в окнах редактирования
Таблица 1.6. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с табличными документами
Таблица 1.7. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с текстовыми документами
Глава 2.
Подготовка к работе
Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Об этом будет рассказано в данной главе.
Программа 1С (независимо от используемой конфигурации) может функционировать в двух режимах: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.
В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.
Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора). В этой главе мы рассмотрим, какие действия по настройке программы пользователь может выполнять самостоятельно.
Установка пароля доступа
Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, рекомендуется защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис▸Параметры пользователя – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Ввод пароля
В данном окне в полях Имя и Полное имя отображается сокращенный и полный вариант имени текущего пользователя. Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность появления ошибки.
При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис▸Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 2.1, в котором этот пароль можно изменить.
Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте – при утере пароля доступ к данным будет невозможен.
Настройка интерфейса
Для перехода в режим настройки пользовательского интерфейса программы следует выполнить команду главного меню Сервис▸Настройка. В результате на экране откроется окно Настройка, в котором выполняются необходимые действия. Данное окно показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Настройка пользовательского интерфейса
Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.
Обратите внимание, что на рис. 2.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые – серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 2.2 панель Главное меню обозначена черным флажком, а панель Текст – серым. Это означает, что главное меню будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст – только в режиме работы с текстовыми документами (причем – в нижней части интерфейса).
Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако пользователь может самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.
Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Создание пользовательской панели инструментов
В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК – в результате новая панель будет добавлена в список панелей на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что система не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет панель инструментов из списка.
С помощью кнопки Сброс осуществляется восстановление параметров системной инструментальной панели, выделенной в списке курсором, которые были установлены для нее по умолчанию. Это бывает целесообразно, например, после редактирования системной панели для возврата к ее первоначальному состоянию.
Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Вкладка Команды
Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в категорию, на которой в поле Категории установлен курсор. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).
Настройка параметров программы
Для перехода в режим настройки параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис▸Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Настройка параметров
На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Тексты и Справка. Остановимся подробнее на каждой из них.
На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок сброшен, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается текущая дата компьютера).
На вкладке Тексты (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.
Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.
При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.
В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.
В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, изображенное на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Настройка параметров шрифта
Если установлен флажок Шрифт стиля, то требуемый шрифт выбирается из списка, который расположен ниже данного флажка. Правее расположены два флажка с одинаковым названием – Из стиля; такой же флажок находится в выделенной области Начертание. Если указанные флажки установлены, то параметры шрифта будут соответствовать выбранному стилю. Если же требуется отредактировать параметры выбранного стиля шрифта (например, изменить его размер), то нужно сбросить соответствующий флажок и вручную установить требуемые значения.
При установленном флажке Системный шрифт выбор стиля шрифта осуществляется из списка, который расположен под этим флажком. Флажки Из стиля используются таким же образом, как и при установленном флажке Шрифт стиля.
ПРИМЕЧАНИЕ
Одновременная установка флажков Шрифт стиля и Системный шрифт невозможна.
Если установлен флажок Системный шрифт, то справа внизу окна становится доступным поле Набор символов. В данном поле из раскрывающегося списка выбирается требуемый набор символов.
В левом нижнем углу окна настройки параметров шрифта демонстрируется образец того, как будет выглядеть текст при установленных в данный момент настройках.
После того, как установлены требуемые параметры шрифта, следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате в окне Параметры на вкладке Тексты соответствующим образом будет заполнено поле Шрифт. С помощью кнопки Отмена осуществляется закрытие окна Выбор шрифта без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.
Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 обладает технологическими преимуществами по сравнению с предыдущими редакциями. Она позволяет автоматизировать операции по кадровому учету, расчету заработной платы и подготовке «зарплатной» отчетности в соответствии с действующим законодательством. Как подготовиться к переносу данных из старых версий? Какие варианты переноса информации существуют, и какой из них выбрать? На что обратить внимание при начале работы с редакцией 3, и какие настройки нужно выполнить? Рассказывают эксперты 1С.
Почему необходимо перейти на редакцию 3
Прошло уже более 10 лет с момента выхода программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5. За это время в законодательстве произошли изменения, которые невозможно было предугадать при проектировании этой версии: например, зависимость срока перечисления НДФЛ от даты фактической выплаты дохода. Усложнения требований к отчетам привели к тому, что архитектура программы редакции 2.5 оказалась уже недостаточно эффективной.
На смену ей разработана программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. В ноябре 2016 года было принято решение о завершение поддержки старых редакций программ для расчета заработной платы в 2018 году. Пользователи были уведомлены об этом в информационном выпуске (письме) фирмы «1С» № 22222 от 18.11.2016.
Подготовка к переносу данных
Начинать переход на новую редакцию программы следует с обновления рабочей базы данных (далее - БД) до последней актуальной версии. Номер версии рабочей программы отображается в справке О программе (меню Справка - О программе ). Уточнить номер актуальной версии можно на портале 1С:ИТС по ссылке https://releases.1c.ru/total. Переносить данные может пользователь с полными правами. Для переноса данных необходимо знать расположение БД на диске (полный путь к базе данных), имя пользователя с полными правами и его пароль. Посмотреть каталог хранения БД можно в меню Справка - О программе .
Перед переносом рекомендуется «закрыть» месяц в редакции 2.5, то есть произвести все начисления и выплаты. Полезно максимально навести порядок в рабочей базе, для того чтобы минимизировать ошибки переноса: удалить помеченные на удаление объекты и разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются. В режиме конфигуратора рекомендуется выполнить Тестирование и исправление в меню Администрирование . Не забудьте перед выполнением переноса запастись резервной копией рабочей базы редакции 2.5 (Администрирование - Выгрузить информационную базу ).
Затем нужно установить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 с актуальной версией (узнать номер актуальной версии можно ).
Обратите внимание , что при установке программа сообщит требуемую версию платформы «1С:Предприятие 8.3». Убедитесь, что на компьютере установлена платформа «1С:Предприятие 8.3» версии, не ниже рекомендуемой.
При запуске программы следует Добавить в список рабочих баз новую информационную базу, выбрав пункт Создание новой информационной базы . Далее, при выборе шаблона в меню Создание информационной базы из шаблона , в качестве шаблона следует указать установленную программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. Именно в эту новую базу данных будут переноситься данные из рабочей БД. Причем в рабочей базе данных данные останутся неизменными, и воспользоваться информацией из версии 2.5 можно будет в любое время.
Можно продолжить вести учет в редакции 2.5 параллельно с работой в редакции 3 для сравнения и оценки получаемых результатов. Работая параллельно, можно завершить учет и расчеты 2017 года и подготовить отчетность в БД редакции 2.5, а расчет зарплаты с января 2018 года вести уже в новой программе.
Настройка переноса данных
При первом включении новой версии программы («1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3) автоматически запускается помощник Начальная настройка программы . На закладке Начало ... переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций нужно установить в положение: Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 2.5.
Для пользователей, работающих в версии 7.7, также предусмотрен автоматический перенос данных. Прог-рамма последовательно переносит данные в редакцию 2.5, и далее в редакцию 3. Для этого переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций следует установить в положение Перенести данные из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» редакция 2.3.
Затем по кнопке Далее осуществляется переход к выбору рабочей информационной базы, из которой нужно перенести данные. Пользователю предлагается список всех информационных баз, установленных на компьютере (т. е. тех, которые доступны в списке баз при запуске «1С:Предприятия»). Необходимо выбрать базу редакции 2.5, из которой требуется перенести данные. Путь к информационной базе отображается под списком при перемещении курсора по перечню информационных баз. Следует ввести данные для авторизации пользователя. Для этого указывается имя Пользователя и его Пароль в соответствующих полях.
Обратите внимание : нужно обязательно указывать пользователя, у которого назначены полные права в базе, из которой переносится информация. Следующее нажатие кнопки Далее открывает закладку . Здесь следует указать Месяц начала эксплуатации (рис. 1). Начинать работу с программой можно с любого месяца.
Рис. 1. Настройка загрузки из информационной базы
По умолчанию осуществляется так называемый «упрощенный» перенос данных. Он позволяет .
Подробнее о двух вариантах переноса
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» предус-мотрено 2 варианта переноса данных:
1. Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты ;
2. .
Возможности переноса данных по умолчанию
Установленный по умолчанию вариант переноса данных называют упрощенным, поскольку переносится минимальный объем данных, достаточный для комфортного начала ведения учета в новой редакции.
Предусмотрен перенос следующих данных:
- справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
- начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
- штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
- кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
- данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС - за 3 предшествующих года, для отпусков и других случаев - за 15 предшествующих месяцев;
- данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
- остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке.
В программе есть документы, предусмотренные для начала работы «с нуля», например, . Именно они заполняются автоматически при упрощенном переносе данных. Кадровая информация, определяющая полагающиеся сотруднику начис-ления, помещается в документ Начальная штатная расстановка . По состоянию взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса формируется документ Начальная задолженность по зарплате .
Данные, для первоначального внесения которых не предусмотрено специальных документов, переносятся во вспомогательные документы Перенос данных . Так, несмотря на то, что кадровые документы не переносятся, информация из них хранится в документах Перенос данных с номером «РКД» (гда РКД - регистр кадровых данных). Служебные документы Перенос данных вносят информацию в соответствующие регистры учета (рис. 2).
Рис. 2. Документы «Переносы данных»
Перейти к документам Переносы данных можно в меню Администрирование - Переносы данных . Номер документа буквенный и соответствует регистрам, где хранятся данные:
- РОтп - регистр сведений Реестр отпусков ;
- ИЛ - регистр накопления Удержания по исполнительным документам ;
- ЗП_СЗО - регистры накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) ;
- ЗП_СЗФСС - регистры накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) , Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) и регистр сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС) ;
- ОСО - регистры накопления Фактические отпуска ;
- ЗП - регистры расчета Начисления и Удержания ;
- НЗП - регистры накопления Начисления удержания по сотрудникам , Отработанное время по сотрудникам ;
- НДФЛ - регистры накопления: Учет доходов для исчисления НДФЛ , Имущественные вычеты (НДФЛ) , Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ) , Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ ;
- СВ - регистры накопления: Учет доходов для исчисления страховых взносов , Исчисленные страховые взносы , Страховые взносы по физическим лицам , Расчеты с фондами по страховым взносам ;
- ВЗ - регистры накопления: Взаиморасчеты с сотрудниками , Зарплата к выплате ;
- ДЗП - регистры накопления: Взаиморасчеты с депонентами .
Программа не предпринимает попыток по переносу информации, которая может быть искажена из-за наличия ошибок в исходной базе. Информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре данных, не переносится совсем.
К примеру, не переносятся такие данные:
- начисления и удержания с произвольными формулами;
- кадровые документы, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
- фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
- сведения о займах сотрудников;
- действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.
Благодаря тому, что в результате переноса отсутствуют данные, не адаптированные для редакции 3, предоставляется возможность Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты .
Описание полного переноса данных
Выбрать вариант полного переноса данных можно при Начальной настройке программы на закладке Настройка загрузки данных из информационной базы по ссылке Настройка , переключив настройку на Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется) . При выборе нерекомендуемого варианта указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Период, до которого переносятся данные, не ограничивается. Например, если в базу редакции 2.5 уже введены данные за будущие месяцы, то они также будут перенесены. При этом варианте переноса осуществляется попытка полного переноса данных, но возникает риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета или вовсе не совершить перенос. Основная причина того, что этот вариант не рекомендуется к использованию - метод сработает только в случае отсутствия ошибок в исходной базе.
Конечно, у варианта полного переноса есть не только недостатки, но и некоторые преимущества. Этот вариант обеспечивает перенос практически всей информации, накопленной в базе прошлой редакции. И в новой БД будет доступ к кадровым документам, к сведениям о займах сотрудников. При полном переносе данных в программу переносятся фактические начисления и выплаты, позволяющие формировать аналитическую отчетность за прошлые периоды в новой программе.
Вариант полного переноса данных подходит организациям с простой системой оплаты труда, небольшим количеством сотрудников, коротким сроком работы в программе, и, следовательно, небольшим объемом информации. В случае успешного завершения операции в новую базу редакции 3 будет перенесены все справочники, планы видов расчета, кадровые документы, документы, назначающие плановые начисления и удержания (например, назначения доплат, исполнительные листы), информация о страховом и налоговом статусе работника и права на вычеты по НДФЛ.
Документы Перенос данных заполняются автоматически информацией об отработанном времени, произведенных до переноса начислениях, удержаниях и выплатах. Данные учета по НДФЛ и страховым взносам также регистрируются в документах Перенос данных .
Процесс переноса данных
При переносе данных автоматически последовательно проходят несколько этапов:
- подключение к информационной базе;
Длительность их выполнения зависит от объема информации и может занимать продолжительное время. На этапах выгрузки и загрузки данных производится дополнительная индикация хода процесса: сообщается, сведения какого раздела учета сейчас обрабатываются.
Возможные ошибки...
Процесс переноса данных протоколируется, и в случае остановки переноса из-за ошибки, причину ее возникновения можно посмотреть в отчете, который открывается по ссылке Информация об ошибках .
... на этапе подключения к информационной базе
Ошибки на этапе подключения к информационной базе могут быть следующими:
- ошибка регистрации БД;
- неправильно указан путь к базе, имя пользователя или пароль;
- у пользователя, осуществляющего перенос, недостаточно прав;
- в исходной базе работают другие пользователи (при открытии ее для переноса данных).
Ошибка регистрации исправляются автоматически. Для этого следует воспользоваться кнопкой Исправить (рис. 3).
Рис. 3. Информация об ошибках
В остальных случаях - пользователю надлежит самостоятельно указать верные данные, убедиться в полноте прав и монопольности доступа, а затем вновь повторить попытку переноса.
... на этапе выгрузки данных
Ошибки на этапе выгрузки данных следует изучить в протоколе Информация об ошибках и исправить в исходной базе.
... на этапе загрузки данных ошибки
На этапе загрузки данных ошибки, как правило, носят технический характер и препятствуют дальнейшему переносу данных. О таких ошибках необходимо сообщать в отдел технической поддержки .
Настройки после переноса данных
После успешного завершения переноса данных требуется выполнить начальную настройку «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией, ответить на все вопросы Помощника начальной настройки программы , как и при начале ведения учета в программе, и включить возможности программы, которые соответствуют специфике расчета зарплаты организации.
Если принято решение вести штатное расписание, то предлагает проверить его и заполнить плановые начисления для позиций. В ходе переноса позиции формируются неутвержденными - после проверки и дозаполнения их следует утвердить в программе.
В результате переноса формируются документы Данные на начало эксплуатации , заполненные по текущей расстановке сотрудников. В них нужно проверить плановые начисления сотрудников, графики работы и другие данные.
Если в штатном расписании эта информация уже заполнялась на предыдущем шаге, то документ можно сначала заполнить по команде Обновить по штатному расписанию в меню Еще . В результате обновятся все строки в документе. При обновлении по штатному расписанию данные, внесенные в документ вручную, будут потеряны.
Перенесенные данные необходимо проверять и дополнительно настраивать. Так, например, организационная структура предприятия (список организаций) и структура каждой организации (список подразделений) переносятся в редакцию 3 без каких-либо изменений. Но карточки организации и подразделения, принцип хранения части сведений претерпели некоторые изменения.
Дополнительные действия...
После переноса данных в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и по первому, и по второму варианту, необходимо выполнить дополнительные действия.
... после упрощенного переноса (вариант по умолчанию)
Так как при упрощенном варианте переносится только минимально необходимая информация, то нужно заполнить данные для начала работы: производственный календарь, графики работы, тарифные группы, настроить виды расчетов и т. п. Помощник начальной настройки программы предлагает ввести такие данные, как исполнительные листы и другие плановые удержания сведения о займах сотрудников и т. п.
Перенесенные данные для расчета среднего заработка доступны в Калькуляторе расчета среднего заработка непосредственно в документах, требующих его расчета.
Перенесенные данные учета НДФЛ и страховых взносов в текущем году (если эксплуатация начинается не с января) можно проверить с помощью соответствующих карточек, персонально по каждому сотруднику.
При упрощенном переносе данных в новой редакции 3 можно сформировать налоговую отчетность и отчеты по страховым взносам прошлых периодов, но для формирования различной аналитической отчетности по прошлым периодам информации не достаточно. Для этих целей следует сохранять и содержать в рабочем состоянии исходную базу предыдущей редакции.
... после полного переноса данных
По завершении полного переноса данных на основе информации, содержащейся регистрах, пользователь может сформировать аналитическую отчетность по прошлым периодам. Необходимо удостовериться, что данные отчетов, выполненных в исходной и новой базах, совпадают.
После этого рабочая база, из которой информация перенесена, больше не потребуется, и ее можно сохранить для истории.
Подведем итоги
Обратите внимание , независимо от способа переноса следует обязательно произвести пробный расчет зарплаты. Алгоритмы настройки формул и учета времени в редакции 3 отличаются от предыдущих редакций, поэтому может потребоваться корректировка настроек. Взвесив преимущества и недостатки каждого из вариантов переноса, пользователь сам делает выбор.
Можно в тестовом порядке выполнить оба варианта переноса и произвести пробный расчет сравнить трудозатраты по настройке программы для начала эксплуатации.