Оформление табеля учета рабочего времени. Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Работодателем в обязательном порядке должен вестись учет отработанного времени по каждому работнику. Данный факт прописан в статье 91, части 4 ТК РФ. В данной статье можно бесплатно скачать и ознакомиться с бланком табеля учета рабочего времени (УРВ) на 2016г., а также с образцом заполнения данного табеля

22.08.2016

Известно, что табель необходимо вести в следующих формах:

Т-12 - форма, применяемая при УРВ, а также расчета оплаты труда.
Т-13 - табель УРВ.

На данной страничке доступен табель УРВ на 2016г. для бесплатного скачивания:

Табель УРВ на 2016г. (образец)

Форма №Т-13:

Форма №Т-12:

Правила заполнения табеля УРВ в 2016г.

Сразу стоит отметить, что формы Т-12/Т-13 применяются при учете времени, которое было фактически отработано/неотработанно каждым работником фирмы/организации в отдельности. Это необходимо для осуществления контроля над следованием работниками общего установленного режима рабочего времени (РВ), для информирования относительно отработанного времени, расчета оплаты труда, составления статистического отчета по труду. Если осуществляется раздельное ведение УРВ, а также расчета с персоналом относительно оплаты труда, то возможно применение раздела 1, который называется «Учет рабочего времени» табеля формы №Т-12, как самостоятельного документа (заполнение раздела 2 под названием «Расчет с персоналом по оплате труда» здесь не понадобиться). Что касается формы №Т-13, то ее следует применять при УРВ.

Табель УРВ в 2016г. необходимо составлять только в одном экземпляре лицом, имеющим необходимые полномочия для этого. Далее он относится на подпись к руководителю структурного подразделения, к работнику кадровой службы, переходит в отдел бухгалтерии.

Отметки в табеле относительно причин неявок на работу, работы по системе неполного РВ/превышенного установленного времени по желанию работника/работодателя, сокращенной продолжительности РФ и тому подобного должны производиться согласно документам, оформленным соответствующим образом. Таковыми документами являются:

Листки нетрудоспособности.
Справки относительно выполнения государственных/общественных обязанностей/работ.
Письменные предупреждения относительно простоя.
Заявления относительно совместительства.
Согласия работников в письменном виде на сверхурочную работу только в тех случаях, которые были установлены законодательством и тому подобное.

Чтобы отразить ежедневные затраты РВ за месяц относительно каждого работника в отдельности, в табеле имеются специально отведенные строки:

В форме №Т-12 - здесь графа 4, графа 6 - две строки.
В форме №Т-13 - здесь графа 4 - четыре строки (на каждую половину месяца - по 2 строки), а также графа 15, графа 16.

В формах №Т-12 и №Т-13, а именно в графах 4,6, верхние строки используются для того, чтобы там иметь возможность отмечать условные обозначения (коды) затрат РВ, а нижние - для осуществления записей относительно продолжительности отработанного/неотработанного времени (минуты, часы) по специальным кодам затрат РВ на определенную дату. Если есть необходимость увеличить количество граф с целью проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, это вполне допустимо. К примеру, необходимо отметить время начала и окончания работы в условиях, которые отличаются от общепринятых.

В ходе заполнения граф 5,7 табеля формы №Т-12 в верхних строках следует проставить количество отработанных дней, а в нижних - количество часов, которые были отработаны каждым работником в отдельности за учетный период.

В табеле отражаются затраты РВ. Также можно воспользоваться методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, регистрации исключительно отклонений (опоздания, неявки, сверхурочные часы и тому подобное). Отражая неявки на работу, если их учет ведется по дням (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуска по причине обучения, время на выполнение государственных/общественных обязанностей и тому подобное), в табеле в верхней его строке в соответствующих графах следует проставить исключительно коды условных обозначений, а в нижней - оставить незаполненными.

Составляя табель согласно форме №Т-12, в разделе 2, предусмотренном на один для всех работников вид оплаты, а также корреспондирующий счет, заполнять следует графы с 18 по 22, а предусмотренном для каждого работника в отдельности - с 18 по 34.

Форма №Т-13, именуемая «Табель УРВ» используется в ходе автоматизированной обработки учетных данных.

Составляя табель согласно форме №Т-13:

Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты исключительно по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, являющемуся общим для работников, которые включены в табель, то необходимо заполнять реквизиты «код вида оплаты», а также «корреспондирующий счет» над таблицей, имеющей графы с 7 по 9 и графу 9 (здесь заполнять графы 7, 8 не нужно).
Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты по нескольким типам оплаты и корреспондирующих счетов, необходимо заполнять графы с 7 по 9. Дополнительный раздел со сходными номерами граф предусматривается для заполнения соответствующих данных по видам оплаты, если их более четырех.

Бланки табеля согласно форме №Т-13, в которых частично заполнены реквизиты, могут изготавливаться с применением средств соответствующей вычислительной техники. К таковым реквизитам можно отнести.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

8 цифр для юрлиц;
10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Порядковый номер в табеле.
Фамилия и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
В — выходной;
К — командировка;
ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

2000 — зарплата (оплата труда);
2012 — отпускные.

Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

3 дня — в связи с командировкой;
10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

сотрудник, ответственный за ведение;
руководитель отдела;
кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

какой именно вид отпуска проставлять;
период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

	очередной оплачиваемый отпуск
	дополнительный оплачиваемый
	административный (без сохранения ЗП)
	учебный с сохранием ЗП
	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
	учебный без сохранения ЗП
	по беременности и родам
	по уходу за ребёнком до 3 лет
	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
	прогул без уважительных причин
	режим неполного рабочего времени
	выходные и праздничные нерабочие дни
	дополнительный оплачиваемый выходной
	дополнительный неоплачиваемый выходной
	забастовка
	невыясненная причина неявки
	простой по вине работодателя
	простой по не зависящим ни от кого причинам
	простой по вине работника
	отстранение от работы (оплачиваемое)
	отстранение без сохранения ЗП
	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

Заполненный образец табеля рабочего времени

Каждому работодателю вменяется вести учет фактически отработанного персоналом времени, согласно требований ТК РФ. Исключений для организаций с разными формами собственности и даже для индивидуальных предпринимателей - нет.

Особенности учета рабочих часов

Вести учет рабочего времени бухгалтерия предприятия может по одному из 2-х вариантов:

поденным способом, при котором ведется учет каждого дня;
суммированным, в случае, когда не удается установить ежедневную продолжительность трудового дня у сотрудника.

Нормами Трудового Кодекса длительность рабочей недели должна составлять 40 часов.

Но именно для второго варианта учета этот показатель может отклоняться от норматива. Зато на протяжении отчетного периода все фактические переработки должны компенсироваться недоработками. В данном случае отчетным периодом может служить хоть месяц, хоть квартал.

Продолжительность рабочей недели в 40 часов предусмотрена для совершеннолетних работников. Для тех, кто не достиг пока 16 лет – это 24 часа в неделю.

Для начала ведения суммированного учета рабочего времени в компании, достаточно издать приказ руководителя, который может быть создан в произвольной форме.

Для того, чтобы табель по учету за отработанным временем персонала велся правильно и своевременно, назначьте ответственное лицо по учету. Такие обязанности прописываются внутренним нормативным документом фирмы, и чаще всего возлагаются на кадровика, секретаря, бухгалтерию и т.п.

Отличия бланков табелей рабочего времени

Ведется этот важный документ на бланке форм Т12 либо Т13. Разрешается разработка и собственного бланка, если он будет содержать все необходимые реквизиты (они указываются в Законе №402-ФЗ).

Выбранную форму можно закрепить приложением к приказу по предприятию.

Если в организации не налажен автоматический учет присутствия персонала на рабочем месте, применяйте стандартную форму Т-12 .

С ее помощью предусмотрены возможности для контроля отработанного сотрудниками времени и по учету произведенных им выплат.

Если эти показатели ведутся у вас отдельно, можно заполнять только 1-й раздел под названием «Учет рабочего времени». В этом случае он и будет самостоятельным бланком.

Форма Т13 используется в тех компаниях, на которых налажен контроль входа и выхода персонала в автоматическом режиме с помощью пропускных систем контроля доступа.

Это позволяет сократить временные издержки по учету, и для этих целей лучше подойдет форма Т13, поскольку в ней не предусмотрено отображение данных по оплате труда.

В табелях обеих форм располагаются графы, которые требуют обязательного занесения данных. Это число появлений на рабочем месте или отсутствий с указанием причин невыхода, сведения о сверхурочной работе или переработках, сведения о командировках и простоях в процессе производства.

Именно на основании Табеля учета каждому из сотрудников производится начисление заработной платы.

Для этого используются тарифные ставки согласно сетки должностных окладов. Одновременно учитывается фактически отработанное количество часов.

Под повременную оплату труда подпадают сотрудники вспомогательных типов производств, а также руководители компаний.

Эта же ситуация имеет место в случае оплаты труда совместителей. А вот при сдельной форме оплаты труда вознаграждение рассчитывают на основании расчетного табеля, наряда на работы, маршрутных листов и других подобных бланков.

Благодаря разнообразию предусмотренных для оплаты труда возможностей, каждая бухгалтерия может выбирать для определенной категории персонала ту или другую форму занятости и оплаты.

Заполнение и обработка табеля

Бланк табеля по учету отработанного рабочего времени составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре. В него заносят данные о фактических выходах на работу сотрудника или неявках на рабочем месте, о сокращенной продолжительности трудового дня и так далее.

В случае необходимости разрешается добавление количества граф для отображения дополнительных критериев. Затраты на рабочее время могут отображаться в табелях регистрацией только невыходов на работу с указанием причин.

Бланки табелей могут изготавливаться с использованием современных печатных технических средств. В этом случае часть реквизитов может быть уже заполнена, например:

структурное подразделение компании;
ФИО работника;
профессия и специальность сотрудника;
табельный номер.

Это сведения, которые относятся к разряду постоянных и потому редко подлежат изменениям. На основании заполненного табеля производится начисление оплаты труда, контролируется соблюдение режима рабочего времени персоналом и составляется статистическая отчетность.

Кроме того, форма служит основанием при проверке инспекциями по охране труда – на основании ее смотрят, не было ли нарушений по допустимой продолжительности рабочего времени и нарушений трудового законодательства вообще.

Неправильное заполнение табеля влечет штрафы для руководства в сумме 1000-5000 рублей, а для самого предприятия 30-50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАп).

Заполняется табель, как уже говорилось выше, уполномоченным лицом, а подписывается сотрудником, ответственным за кадровый учет и начальником структурного подразделения. После этого документ передается в бухгалтерию для произведения начислений заработной платы.

Время, отработанное в компании в праздничные дни, отражается при помощи специальных кодов. За выход на работу в такие дни сотруднику полагается двойной размер оплаты, равно как и дополнительный день для отдыха.

В табелях такие ситуации отмечают кодировкой РВ.

Необходимость своевременного отображения данных

Рассмотрим пример: работник одного из предприятий уехал в медицинское учреждение, предупредив отдел кадров о том, что подтверждающим документом станет больничный лист. Однако согласно предоставленной им справке, речь шла о получении медицинской консультации.

В этом случае, причиной отсутствия на рабочем месте стала не болезнь, а собственная инициатива сотрудника. А, значит, такая неявка может расцениваться прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями.

За такие дни в табеле будет проставляться отметка с кодом «НН». Для периодов командировок в табель заносятся отметки «К».

Необходимость правильного заполнения табеля обусловлена еще и тем, что Фондом соцстрахования могут быть не засчитаны затраты компании по листку нетрудоспособности. Невозможно будет подтверждение количества отработанных работником дней, а это необходимо для правильного расчета вознаграждения.

Изменения в табелях учета рабочего времени в 2016 году

В 2016 году изменений, касающихся форм бланков по учету рабочего времени, не запланировано.

Табель учета рабочего времени на 2016 год: сложности с больничными

При расчете и оформлении детских больничных в любой момент вы можете столкнуться с двумя ситуациями. Во-первых, сотрудница может принести вместо листка нетрудоспособности за дни болезни ребенка справку от врача. Во-вторых, филиал ФСС РФ может отказать в возмещении детского больничного, если сотрудница при этом была в отпуске по уходу за ребенком, но работала неполный день. В обеих ситуациях совершенно не ясно, как отразить нетрудоспособность в табеле учета рабочего времени и внести эти дни в справку о заработке.

Табель учета рабочего времени, когда вместо больничного листа - справка

Количество дней больничного, которые должна оплатить компания, зависит от возраста ребенка. Например, если болеет малыш младше 7 лет, то пособие оплачивают не более чем за 60 календарных дней за год, если возраст ребенка от 7 до 15 лет - не более 45 календарных дней (ст. 6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если этот предел превышен, за сверхлимитные дни нетрудоспособности пособие не назначают. Исходя из этого некоторые врачи сверхлимитные дни по уходу за ребенком оформляют справками, а не больничными листками.

Однако законодательство не предусматривает другого документа о временной нетрудоспособности, кроме больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). И даже чиновники считают, что врач должен выписать больничный листок на весь период ухода за ребенком, в том числе за сверхлимитные дни (письмо ФСС России от 19 декабря 2014 г. № 17-03-14/06–18772).

Тем не менее, справка от врача подтверждает, что работа пропущена по уважительной причине. Принять ее в качестве оправдательного документа можно. Если же количество дней по уходу за ребенком еще не превысило лимит, для для пособия нужен листок нетрудоспособности.

Проставьте в табеле те же коды, как если бы на сверхлимитные дни сотрудник принес больничный. А именно дни болезни ребенка, подтвержденные листком нетрудоспособности, обозначьте в табеле кодом «Б». А дни, которые врач оформил справкой, - кодом «Т» (больничный без назначения пособия).

Причина отсутствия на работе уважительная, и это подтверждает справка от врача. Именно поэтому нельзя оформлять эти дни как прогул, и отправлять сотрудника в отпуск за свой счет тоже нет смысла, к тому же это сократит отпускной стаж работника. Ведь время детского больничного, в том числе учтенного в табеле на основании справки врача, входит в этот стаж полностью. А отпуск за свой счет - только в пределах 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ).

Такую справку в день увольнения вы обязаны выдавать каждому сотруднику (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Среди прочего в ней нужно указать и время ухода за больными детьми. В том числе в ней нужно привести и те дни, пособие за которые вы не выплачивали. Даже если они оформлены не больничным, а справкой.

Табель учета рабочего времени, когда сотрудница на неполном дне

Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право выйти на неполный рабочий день и при этом продолжать получать ежемесячное пособие. Причем, если она заболеет сама или заболеет ее ребенок, врач должен выдать больничный (п. 23 Порядка № 624н), а компания оплатить его. В таком случае сотруднице одновременно положено и пособие по уходу за ребенком, и больничные, связанные его с болезнью. Ведь у этих двух пособий разные основания для выплаты.

Но специалисты некоторых филиалов ФСС РФ считают, что в такой ситуации больничное покасобие работнице не положено. По их мнению, чтобы получить больничные, она должна прервать отпуск по уходу за ребенком. В ФСС нам подтвердили, что такая позиция незаконна. Поэтому компания должна назначить пособие. А если филиал фонда откажется его возмещать, можно жаловаться руководителю этого филиала или в региональное отделение ФСС РФ.

Какие коды поставить в табеле учета рабочего времени

Отпуск по уходу за ребенком до трех лет обозначайте кодом «ОЖ». В рабочие дни сотрудницы рядом с кодом «ОЖ» ставьте также код «Я» (явка). А дни, когда сотрудница должна была выйти на работу, но не пришла из-за болезни ребенка, - кодом «Б» (или «Т», если дни болезни сверхлимитные).

Пример
Работница ООО «Пионер» Свиридова И.С. ухаживала за больным ребенком с 12 по 26 декабря 2016 года включительно (всего 15 календарных дней). Из них пять дней - сверхлимитные (с 22 по 26 декабря). Возраст ребенка на момент заболевания один год и пять месяцев. Сотрудница находится в отпуске по уходу за этим ребенком и при этом с 11 января 2016 года вышла на неполную рабочую неделю.
Так как сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, в табеле учета рабочего времени бухгалтер все дни декабря обозначит кодом «ОЖ». Одновременно дни, когда сотрудница выходила на работу - 1 декабря, с 5 по 8 декабря, с 27 по 29 декабря - бухгалтер обозначил кодом «Я», дни оплачиваемого больничного (с 12 по 21 декабря) - кодом «Б», а сверхлимитные дни (с 22 по 26 декабря) - кодом «Т».
Каким получится табель учета рабочего времени на 2016 год, смотрите в образце.

Как заполнить справку о заработке

Если сотрудница, которая работала по сокращенному графику и брала детский больничный в 2015 году, уволится в 2016 году, то обязательно встанет вопрос: как заполнить справку о заработке и исключаемых периодах? Во-первых, в разделе 3 справки нужно указать всю сумму начисленной зарплаты. А во-вторых, в разделе 4 - все дни отпуска по уходу за ребенком, то есть включая те дни, когда сотрудница работала неполный рабочий день (письмо ФСС РФ от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12–7942).

Кроме того, по общему правилу нужно показать и время, когда сотрудница брала больничный по уходу за ребенком. Однако в данном случае это не имеет никакого смысла, поскольку дважды исключить один и тот же период все равно не получится. Но если вы все же укажете в справке периоды временной нетрудоспособности, которые накладываются на время отпуска по уходу, ошибкой это не будет. При этом само количество исключаемых дней в справке должно соответствовать фактическому.

Например, весь 2015 год работница была в отпуске по уходу и работала неполный день. Кроме того, она оформляла больничные в общей сложности на 25 дней. Тогда в справке должно стоять 365 исключаемых дней. Указывать сумму (390 дней) не нужно. Но если вы затем расшифруете все исключаемые периоды, то есть покажете и отпуск по уходу, и периоды болезни, справку можно не переделывать.

Табель учета рабочего времени на 2016 год (образец)

1. Учет использования рабочего времени

По материалам: blog.ksio.ru и glavbukh.ru

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Порядок применения табеля

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
К – если сотрудник находится в служебной командировке.
В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Нюансы

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Неявка сотрудника на работу

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Болезнь во время отпуска

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Праздник во течении отпуска

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).