О трудовых книжках. Правила ведения трудовой книжки в россии Трудовая книжка правила ведения и оформления образец

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Новая форма трудовой книжки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 "О трудовых книжках". Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака (например, 11.05.2004).

Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество;
дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

образование;
профессия;
специальность.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, - на основании документов о наличии специальных знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" существуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", №Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", №Т-2 "Личная карточка работника", №Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", №Т-3 "Штатное расписание", №Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", №Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", №Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", №Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", №Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", №Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", №Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" и другие. Указанное Постановление предписывает распространение предложенных унифицированных форм документации "на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации"

На основании перечисленных приказов вносятся записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Примечание. В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения (представительства, филиала), в которое трудоустраивается работник.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).

В соответствии с указанной Инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки указывается (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается дата приема на работу;
в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку.

Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

В случае изменения наименования организации за время работы работника, в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. Делается это следующим образом: в вышеупомянутом разделе трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж", а в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

В трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", а в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер, - в случае восстановления в установленном порядке непрерывного трудового стажа. Это установлено пунктом 3.4 Инструкции №69.

По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству. В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

СВЕДЕНИЯ ОБ УВОЛЬНЕНИИ

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Днем увольнения работника является последний день его работы (статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы: например, в соответствии со статьей 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.

Пример.
15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО "Марс".
В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО "Марс" должна внести следующую запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается: приказ №54-к от 15.03.2005 года.
Окончание примера.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

фактического отображения трудовой деятельности;
информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

Трудовой кодекс РФ . Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

сведения о работнике;
характер выполняемой работы;
перевод на другое место постоянной деятельности;
увольнение;
основания завершения действия трудового договора;
сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

гос. язык РФ;
гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

о выполняемой деятельности;
о переводе на другой вид деятельности/работу;
о квалификации сотрудника;
об увольнении;
о награждении.

Сроки внесения

документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

невостребованные ТК – 75 лет;
книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

I графа — № записи – проставляется порядковый №;
II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
III графа – запись о переводе;
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

I графа ставится порядковый № записи;
II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

ТК непригодна к использованию;
утеря ТК;
судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

I графа — порядковый № записи;
II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
II графа – указывается дата новой корректной записи;
III графа – вносится новая запись;
IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
I графа – порядковый № записи;
II графа – дата приёма в штат сотрудников;
III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

Если работодатель – физическое лицо

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

Дополнительные указания

Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

Кадровой службой организации

Либо другим подразделением, в котором оформляется прием и работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за таким-то номером недействительна".

После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка".

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Трудовая книжка: подробности для бухгалтера

О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения
Увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на... нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или... беспорядки; Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша... пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы. Денежные... на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников. Ответственность за нарушение правил...
Трудовая книжка хранится в другом городе: возможные последствия для работодателя
День увольнения работодатель вместо выдачи трудовой книжки направил работнику уведомление с... от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Анализ ситуации. Итак, трудовым... своевременное получение работником трудовой книжки. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе... случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику... день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно), законодательно не...
Как исправить дату рождения в трудовой книжке
Хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных... ограничений в отношении частей, разделов трудовой книжки, в которые вносятся соответствующие исправления... неточные записи на титульном листе трудовой книжки либо прямо разрешающих исправлять неправильные... рождения работника на титульном листе трудовой книжки будут исправлены указанным способом, такие... В соответствии с позицией судов трудовая книжка должна приниматься органами Пенсионного фонда...
О правомерности записи, содержащейся в трудовой книжке
При заключении трудового договора представил трудовую книжку, в которой содержится запись, ... при заключении трудового договора представил трудовую книжку, в которой содержится запись... нормы законодательства. Судя по трудовой книжке, осужденный отбывал наказание в... период внесение записей в трудовые книжки осуществлялось на основании Постановления... время не действует), в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы... Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока...
Вправе ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении сотрудника до окончания инвентаризации?
Ответственного лица задержать выдачу ему трудовой книжки и окончательный расчет с... лица задержать выдачу ему трудовой книжки и окончательный расчет с... Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении... договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним... работнику в день увольнения трудовой книжки либо невыплата в указанный... Вопрос: Работодатель не желает отдавать трудовую книжку... (информационный портал Роструда " ...
Электронные трудовые книжки
Включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании... включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании... , что хотят продолжить пользоваться бумажными трудовыми книжками. В этом случае необходимо будет... года необходимо будет отдать ему трудовую книжку, оставив лишь электронные сведения. Исключение... работодателю с заявлением о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. Срок хранения...
Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
В реальность. На сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом... же порядке, что и трудовая книжка. Формы трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены... перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно. ... предусматривается платность услуги по предоставлению трудовой книжки работнику, за исключением отдельных случаев... : может быть, учреждениям выгоднее выдавать трудовые книжки бесплатно? Отметим, что безвозмездная выдача...
За что и как уволить работника: пошаговая инструкция
Расторжении трудового договора, записку-расчет, трудовую книжку, личную карточку работника. Увольнение... работником трудовых обязанностей (прогулом). Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения... представление подложных документов (например, подложная трудовая книжка, подложный документ об образовании) ... увольнении в трудовую книжку Запись об увольнении следует занести в трудовую книжку на... года; трудовая книжка с записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник должен...
Если работник трудится дистанционно
Записи и когда вносятся в трудовую книжку такого работника? Дистанционная работа... того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению... при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться. ... дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее... уведомлением. Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы... основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись...
Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера
Него следующие документы: Паспорт гражданина; Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до... Шаг 6 . Заполнение трудовой книжки Шаг 7 . Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых... . Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного... 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек Трудовые книжки и вкладыши в... или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж...
Работодатель не выдал работнику необходимые документы при увольнении: каковы последствия?
Документов, выдаваемых увольняемому работнику: трудовая книжка; справка о сумме заработка за... работнику? Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Обязанность возместить работнику материальный ущерб... хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, ... из-за отсутствия трудовой книжки Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе... работодатель не выдаст работнику вовремя трудовую книжку, впоследствии ему придется возместить...
Если сотрудник не вышел из отпуска
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку... за весь срок задержки выдачи трудовой книжки; наступит административная ответственность по ч... работники приходят за документами, поэтому трудовая книжка может быть отправлена по почте... с приказом об увольнении, выдаст трудовую книжку и пр.), и работник... уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление... об увольнении, внести запись в трудовую книжку и осуществить иные действия, ...
Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях?
По желанию работника: в трудовую книжку по месту основной работы вносятся... РФ 1 Выдача работнику трудовой книжки в целях обязательного социального... . Бывший работник: не получивший трудовую книжку после увольнения, – с письменным обращением... РФ); утративший трудовую книжку, – с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 31 ... трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, ... 04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Заявления, принятые от работников, ...
Обходной лист: практика применения
Задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки работодатель обязан возместить ему... трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлено... задержку денежных выплат и выдачи трудовой книжки, – вапелляционных определениях: Определение Ленинградского... трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки... письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан...
Как совместителя сделать основным работником?
На работу. Однако в трудовую книжку совместителя запись о приеме может... лишь соглашение, внести запись в трудовую книжку, скорректировать внутренние документы. Однако... минус – непонятно, как оформлять трудовую книжку, соответственно у работника могут возникнуть... личную карточку; внесите данные трудовой книжки в книгу учета движения трудовых... этапе: как сделать запись в трудовой книжке? Действительно сложный вопрос, поскольку... основном месте, тогда запись в трудовой книжке может выглядеть так. № записи...

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка - бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) - об этом говорится в п. 41 Правил .

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица - лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (действующему до настоящего времени "TEXT о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность ( п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

· фамилия, имя, отчество;

· дата рождения (число, месяц, год);

· образование;

· профессия;

· специальность.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срокявляются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» существуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

«№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Примечание.

В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).

В соответствии с указанной Инструкцией №69 записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Требование о недопустимости сокращений касается оформления каждого раздела трудовой книжки. Например, не допускается сокращение слов «приказ», «распоряжение», а также пунктов и статей Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ).

В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Пример 1.

Сведения о награждениях ТК № 8655988

№записи	Дата			Сведения о награждениях (поощрениях)
№записи	число	месяц	год	Сведения о награждениях (поощрениях)

				Общество с ограниченной
				ответственностью
				«С»
			2006	Руководством Общества с	Приказ №376 от
				ограниченной	12.06.2006
				ответственностью
				«С» за перевыполнение
				плана
				объявлена благодарность

Окончание примера.

Сведения об увольнении .

При увольнении работника необходимо:

1) оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, и объявляется работнику (работникам) под роспись.

В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

2) на основании приказа сделать запись в личной карточке (форма №Т-2),в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и трудовой книжке;

3) произвести расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

На практике часто встречается следующая ошибка, при заверении записей при увольнении работника подпись сотрудника отдела кадров заверяется печатью организации. Такое оформление не допустимо, поэтому если у отдела кадров нет своей печати, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.

Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документированным подтверждением трудового стажа работника и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

Обратите внимание!

В виду новой обязанности по ведению трудовых книжек работников индивидуальные предприниматели должны придерживаться Правил ведения и хранения трудовых книжек. Соответственно при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у индивидуального предпринимателя, заверяются подписью индивидуального предпринимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью индивидуального предпринимателя и подписью самого работника.

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

В графе 1 ставится порядковый номер записи;

В графе 2 указывается дата увольнения;

В графе 3 делается запись о причине увольнения;

В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Пример 2.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО «М».

В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО «М» должна внести следующую запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается: Приказ от 15 марта 2005 года №54-к.

Окончание примера.

Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек. А именно, должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой, гелиевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

По общему правилу при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, «Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Исключение составляют случаи:

1. расторжения трудового договора по инициативе работодателя – делается ссылка на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством;

2. расторжения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон - ссылка делается на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

Например, в случае смерти работника в трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». После внесения такой записи в трудовую книжку согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка выдается на руки одному из родственников работника под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Более подробно с вопросами, касающимися оснований расторжения трудового договора, вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО « BKR -ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Прием и увольнение работников».

Вкладыш в трудовую книжку .

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем (раздел V Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

При выдаче вкладыша на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку .

Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при её отсутствии – организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.

Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Наиболее часто встречающаяся ситуация, изменение анкетных данных. Например, причиной может служить, вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и другие. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции №69.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При чем, недостаточно будет одного документа, Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом, должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности, довольно часто встречающаяся ситуация. Например: человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование. В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции №69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. В случае, если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то в таком случае, просто заполняются пустые строки.

Пример 3.

В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «электрик». Работая, он закончил университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера электрических сетей. Как в таком случае дополнять сведения об образовании: в той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер электрических сетей».

Окончание примера.

Часто, на практике, специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании, в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Обратите внимание!

Законодательство (а именно Инструкция №69) этой ссылки не предусматривает, соответственно делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки, из-за ее небольшого размера.

Исправление неверных записей.

В случае обнаружении неверной или неточной записи в трудовой книжке внесенной по прошлому месту работы, или при внесении неверной записи, необходимо исправить эти записи.

Правовому регулированию исправления внесенных неверных или (и) неточных записей посвящен раздел 1.2. Инструкции №69, и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек.

Ранее, исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел. Это вызывало на практике много проблем. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное).

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Пример 4.

Графова Н.В. 20 января 2005 года устроилась главным бухгалтером в ОАО «С». Руководитель организации подписал приказ №5-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В июне Графова подала в ОАО «С» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом №75-к от 30 июня 2005 года она была уволена на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ.

В трудовую книжку были внесены следующие записи:

№ записи	Дата				Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год

				Открытое акционерное общество (ОАО) «С»
			2005	Принята на работу бухгалтером	Приказ от 20.01.2005 №5-к
			2005	Запись за №1 недействительна, принята 20.01.2005 в бухгалтерию на должность главного бухгалтера	Приказ от 20.01.2005 №5-к
			2005	Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 30.06.2005 №75-к
				Начальник отдела кадров Суворова Л.П. (подпись)
				М.П.

Окончание примера.

Пример 5.

Допустим, согласно медицинскому заключению работник нуждается в предоставлении другой работы. Однако работник отказывается от данной работы. Специалист кадровой службы ошибочно внес запись в трудовую книжку работника об увольнении по пункту 3 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию), хотя должен был внести запись о расторжении трудового договора с ним на основании пункта 8 статьи 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением).

Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год


			2005	Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 25.07.2005 №35к
			2005	Запись за номером 5 недействительна.
			2005	Уволен в связи с отказом от перевода, пункт 8 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 25.07.2005 №35к

Окончание примера.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».

С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.

Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи.

В таком случае, исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. А именно:

После последней по хронологии записи, ставится следующий порядковый номер, например 7 и под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, обязательно необходимо указать, на чей именно приказ ссылаетесь.

Также, неверная запись может быть обнаружена сразу после того как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то соответственно блок записей произведенных в вашей организации, или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается новый блок, то есть вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (то есть в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас.