Вопрос 26 Анализ использования рабочего времени Анализ уровня использования фонда рабочего времени проводится в разрезе каждой категории работников, производственного подразделения и в целом по предприятию. Для обеспечения сопоставимости данных (по причине ежегодных

Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.

Для того, чтобы организовать процесс учета, Госкомстат разработал и утвердил особые учетные бланки №Т-12 и №Т-13.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

• вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
• осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
• располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2019 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.

Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Образец заполнения формы Т-13:

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.

С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации:

Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:

1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
2. Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
3. Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
4. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
5. Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
6. Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
7. На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
8. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
9. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
10. Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
11. Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.

Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.

Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

• титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
• при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
• если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
• графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
• дополнительные расчет в форме не производятся.

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Образец форм Т12 и Т13

Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.

Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).

Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:

Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:

• вносится только фамилия с инициалами, без должности;
• указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
• указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).

При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.

Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.

Штрафы за неправильное ведение

Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.

Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:

• расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
• данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
• коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
• неверный расчет пособий по больничному листу.

табеля учета рабочего времени
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердил унифицированную форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Табель учета рабочего времени (Форма № Т-13) применяется для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы. В структурных подразделениях табель составляется 2 раза в месяц в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Распоряжением по университету от 08.10.2009 г. № 58 «О порядке представления табеля учета рабочего времени» руководители подразделений обязаны представлять в отдел кадров правильно заполненные на компьютере табели (желательно на листах А-3) до 15-го числа текущего месяца и на дату окончания текущего месяца соответственно.

Бланк табеля размещен на официальном сайте МГМСУ в разделе «Я сотрудник» - «Отдел кадров» - «Табельный учет рабочего времени» (файл – Шаблон табеля.XLS ).

Табель ведется в алфавитном порядке.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени в табеле (графа 4) отведены 4 строки (по две за каждую половину месяца). Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При заполнении первой половины месяца в столбце верхней строки за первый день проставляется буквенное условное обозначение (код), в столбце под ним (второй строки) – количество часов и минут отработанного времени. Аналогично заполняются второй и остальные из 15 дней первой половины месяца. Точно также заполняется третья и четвертая строки за период работы во второй половине месяца. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. В 5-й и 6-й графах суммируются отработанные дни и часы за первую, вторую половины месяца (5 графа) и месяц в целом (6 графа).

Графы 7, 9 заполняются при привлечении к работе в ночную смену, выходные и праздничные дни.

Ели сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени указываются праздничные дни, так как нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются.

Если сотрудник находится в отпуске, выходные дни не отмечаются, так как они входят в количество календарных дней отпуска.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, в табеле проставляются дни его командировки (так как эти дни будут оплачены ему в повышенном размере).

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени (0,75; 0,5; 0,4; 0,25 ставки) или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).

Неявки на работу по различным причинам фиксируются в графах 10-13 с обязательным проставлением кодов условных обозначений и времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены ниже:
Условные обозначения, используемые при заполнении табеля
КОД

Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01

Продолжительность работы в ночное время Н 02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03

Продолжительность сверхурочной работы С 04

Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05

Служебная командировка К 06

Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением

среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся
без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения

заработной платы УД 13

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением
новорожденного ребенка) Р 14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый

работнику по разрешению работодателя ДО 16

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях,

предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных
кодом «Т» с назначением пособия согласно законодательству Б 19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях,
предусмотренных законодательством Т 20

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных

законодательством ЛЧ 21

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с

восстановлением на прежней работе ПВ 22

Невыходы на время исполнения государственных или общественных
обязанностей согласно законодательству Г 23

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в
течение времени, установленного законодательством) ПР 24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по
инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством) ЗБ 29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30

Время простоя по вине работодателя РП 31

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32

Время простоя по вине работника ВП 33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в
соответствии с законодательством НО 34

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам,
предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36

Заполнение табеля учета рабочего времени

Унифицированные формы табеля учета рабочего времени – формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 N 1 Госкомстата РФ, прошли проверку практикой. И на сегодняшний день многие работодатели продолжают использовать в работе госкомстатовскую форму табеля учета рабочего времени, утвердив ее для себя приказом.

В процессе использования этих форм кадровики сталкивались с ситуациями заполнения, которые Госкомстат не урегулировал или предоставил несколько вариантов, оставив выбор за работодателями. Сейчас работодатели – коммерческие организации и работодатели – индивидуальные предприниматели имеют возможность утвердить свой порядок ведения табеля учета рабочего времени.

Выбираем метод регистрации

Затраты рабочего времени можно учитывать в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Выбираем способ отражения нескольких обозначений в один день

Здесь также есть несколько равноправных вариантов. Некоторые специалисты ставят эти обозначения через дробь (например, ОЖ/Я), некоторые заводят две учетные записи в отношении одного работника. Госкомстат допускал при необходимости увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Выбираем способ фиксации точного времени

Учет рабочего времени должен быть точным, то есть необходимо учитывать не только полные часы, но и минуты рабочего времени. Например, при привлечении работника к сверхурочной работе на полтора часа в табеле может стоять отметка 1: 30 (1 час 30 минут) либо 1,5 (одна целая пять десятых часа).

Будьте внимательными при переводе минут в сотые доли часа. 1 минута в виде десятичной дроби – это 0,0166666667 часа.

С отрезками времени в 15 минут (0,25 часа), 30 минут (0,5 часа), 45 минут (0,75 часа) все просто. А вот перевести в часы 10-минутное опоздание или 40 минут сверхурочной работы сложнее.

Выбираем способ внесения изменений в табель

Вносить изменения в «закрытый» табель приходится нередко. Чаще всего исправляются «НН» – неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств), когда эти обстоятельства выясняются только в следующем месяце. Например, работник приносит листок нетрудоспособности, пишет объяснительную записку, и работодатель признает причины отсутствия неуважительными и др.

Но исправлять приходится не только код «НН». Например, с 20 мая работнику предоставлен ежегодный отпуск на 28 дней. В табеле на основании приказа стоят отметки «ОТ», а в июне отпускник приносит больничный на период с 23 по 28 мая. Данные в закрытом табеле оказываются неверными.

Распространен вариант оформления корректирующего табеля. Он составляется в отношении того работника, сведения о котором необходимо исправить. В название документа добавляется слово «корректирующий». В остальном форма и порядок оформления такого документа аналогичны основному табелю.

Еще один вариант – дополнить форму табеля реквизитом «Вид табеля» с вариантами заполнения «первичный», «корректирующий».

На заметку!

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

И если форма табеля учета рабочего времени утверждена приказом руководителя, то вносить изменения в форму рекомендуем также приказом руководителя.

Определяем условные обозначения отработанного и неотработанного времени

Госкомстат предлагал достаточно широкий набор условных обозначений. Сначала остановимся на самых распространенных кодах (именно принятых Госкомстатом).

Код «Я» (цифровой 01) обозначает продолжительность работы в дневное время. В народе этот код расшифровывается как «явка». Это порождает ошибку обозначать «Я» весь период отработанного работником времени за смену, а другими кодами уточнять, сколько из этого времени пришлось на ночные часы, сверхурочные и т.д.

Например, смена работника составляет 11 часов, из которых 2 часа приходятся на ночное время. В этом случае коду «Я» будут соответствовать только 9 часов, а коду «Н» – 2 часа рабочего времени. Если поставить «Я» 11 и «Н» 2, то получится 13-часовая рабочая смена.

Неполное рабочее время, установленное по соглашению сторон или по просьбе работника, также обозначается кодом «Я».

Но если режим неполного рабочего времени установлен по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством, то в этом случае отмечается код «НС» (цифровой 25). Какие это причины? В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. В случае, когда такие причины могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ч. 1 и 5 ст. 74 ТК РФ).

Ежегодный основной отпуск обозначается кодом «ОТ» (цифровой 09), ежегодный дополнительный – «ОД» (цифровой 10). Как мы помним, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ) и в табеле за этот праздничный день тоже должны иметь соответствующую отметку.

Периоды временной нетрудоспособности в случае назначения пособия согласно законодательству обозначают кодом «Б» (цифровой 19), без назначения пособия – кодом «Т» (цифровой 20). Думается, в обоих случаях речь идет о нетрудоспособности, которая установлена уполномоченными на это лицами и подтверждена листком нетрудоспособности.

Например, работник трудится в двух организациях, но получил один листок нетрудоспособности и предъявил его по основному месту работы. Основной работодатель назначит пособие и проставит в табеле код «Б». А вторая организация обозначает в табеле период отсутствия работника-совместителя кодом «Т», так как нетрудоспособность установлена, но оснований оплачивать этот период не имеется* .

Практика иногда подкидывает такие ситуации, обозначений для которых Госкомстат не предусмотрел.

Например, работник не явился на работу. Позже представил объяснительную – экстренно отвозил жену в больницу в соседний город. Причину отсутствия работодатель счел уважительной. И что ставить в табеле? Для таких случаев можно добавить дополнительный код, например, УП (уважительные причины), НУП (неявка по уважительной причине) или др.

* Согласно п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» один из обязательных документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности – это листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н. В соответствии с этим документом:

«4. Выдача листков нетрудоспособности осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в два предшествующие календарные года до выдачи листка нетрудоспособности был занят у тех же работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

4.1. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят у других работодателей (другого работодателя), выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору гражданина.

4.2. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят как у этих, так и у других работодателей (другого работодателя), выдается либо несколько листков нетрудоспособности для представления по каждому месту работы в соответствии с пунктом 4 настоящего Порядка, либо один листок нетрудоспособности для представления его по одному из последних мест работы по выбору гражданина в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка».

Каждому работодателю следует знать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени. Обязанность ведения данного документа возлагается абсолютно на всех руководителей организаций и предприятий, где применяется наёмный труд (ст. 91 Трудового кодекса РФ). За отсутствие данного табеля трудовая инспекция вправе привлечь администрацию к ответственности в виде штрафа за нарушение законодательства в сфере занятости – ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ведения документации также может стать причиной для привлечения к ответственности налоговыми органами на основании ст. 120 НК РФ.

Основное назначение табеля учёта – фиксация информации о явках и отсутствии на работе персонала для точного расчёта заработной платы сотрудников. Кроме того, ведение документа необходимо для следующих целей:

• контроля за соблюдением режима труда;
• расчёта эффективности использования рабочего времени;
• составления статистической отчётности по запросам Росстата.

Табель нужно вести правильно и аккуратно. Сведения в нём необходимо подтверждать документально. Это требуется, во-первых, для предъявления оснований занесения информации в документ учёта органам трудовой инспекции. Во-вторых, при увольнении сотрудник вправе потребовать у администрации, кроме расчёта и трудовой книжки, иную заверенную документацию, которая касается его работы (ст. 84 ТК РФ). Если информация занесена в табель учёта неправильно или не соответствует действительности, это может послужить основанием для обращения бывшего подчинённого в суд.

Форма документа

Существуют утверждённые формы табеля учёта рабочего времени: Т-12 и Т-13. Бланки разработаны Госкомстатом (Постановление № 1 от 5 января 2004 года) и являются наиболее удобными для фиксации сведений о режиме труда. Можно ли использовать другую форму табеля? Да, применение указанных форм учёта не является обязательным. Руководство организаций вправе разработать свои бланки документации, сделав их частью внутренней политики предприятия. При введении в действие форм учёта, отличных от стандартных, составляется соответствующий приказ по предприятию и доводится до сведения персонала.

Документы учёта Т-12 и Т-13 имеют вид таблицы с количеством граф, соответствующим количеству календарных дней в месяце. Данные об отработанных часах суммируются для каждого штатного работника отдельно. Сведения о сотрудниках вносятся в горизонтальные строки с указанием табельного номера и должности. При большом штате работников вести табель учёта удобно для каждого цеха или подразделения отдельно.

Бланки Т-12 и Т-13 имеют одинаковое назначение и содержат идентичные реквизиты. Форма Т-12 универсальна и подходит абсолютно для всех предприятий. Заполнять табель Т-13 удобно, когда на предприятии учёт рабочего времени ведётся в электронном виде с помощью автоматической системы пропусков (турникетов). Ещё одним отличием является наличие в Т-12 Раздела 2, где производится отражение начислений сотруднику за труд (его заполнять необязательно, для целей расчёта возможно оформление иных форм бухгалтерской документации). Ведение электронной системы учёта Т-13 упрощено тем, что начисления производятся автоматически.

Кто должен вести табель учета рабочего времени? На крупных предприятиях с целью ведения таблиц вводится отдельная должность – табельщик. Если держать дополнительную штатную единицу руководство позволить себе не может, учёт рабочего времени осуществляет сотрудник кадровой службы. Также администрация может назначить иное лицо, ответственное за ведение документа – его заполнение и утверждение у начальства.

Стандартный документ учета рабочего времени 2019 года формы Т-12 имеет 17 вертикальных граф, которые предназначены для отражения:

• явок на работу;
• отсутствия по месту исполнения обязанностей, указанному в трудовом соглашении;
• продолжительности отработанного времени;
• количества рабочих дней в месяц;
• количества дней, когда сотрудник не появлялся на рабочем месте с указанием причин неявки;
• выходных, а также праздничных дней.

Бланк Т-12 заполняется вручную ответственным работником ежедневно. В конце расчётного периода документ сдаётся в бухгалтерию для проверки данных и начисления заработной платы.

Табель Т-13 содержит 13 граф, которые, кроме перечисленных, включают коды оплаты и корреспондирующие счета для автоматического начисления заработка. Заполнение бланка осуществляется с применением специальных программ, доступ к которым имеют ответственные работники, занимающиеся внесением необходимых цифр и контролем производимых расчётов.

Как заполнять таблицу

Правила заполнения табеля учета рабочего времени, утверждённые в 2004 году, содержат буквенные и цифровые обозначения пребывания или отсутствия подчинённых по месту исполнения трудовых обязанностей. Полный перечень кодов указан на второй странице формы Т-12. Обязательно ли их использовать? Нет, список носит рекомендательный характер, но из-за лёгкости в применении работают с ним на предприятиях по сей день.

Как вести табель? Для ежедневного учёта отведены в бланке формы Т-12 графы четвёртая и шестая, в Т-13 – графа четыре. В верхней строке отображается буквенное или цифровое обозначение в соответствии с фактом явки или неявки сотрудника (например, Я – обозначает явку, К – командировку, НО – отстранение от исполнения обязанностей и т.д.). Под этой отметкой записывается длительность рабочего или нерабочего времени в часах. Отсутствие на рабочем месте всегда фиксируется как «0», даже если подчинённый пребывал в командировке.

Порядок заполнения табеля допускает два варианта внесение сведений в документ.

1. Методом сплошной регистрации – отражаются все факты явки и неявки с указанием продолжительности времени:

1. Методом регистрации исключительно отклонений – отражаются только дни неявки, нижние графы остаются незаполненными:

Руководство самостоятельно вправе выбрать режим заполнения, в зависимости от специфики производства.

Следует учитывать, что каждый вид работы и отдыха имеет свой код обозначения. Например, ночная занятость (с 10 вечера до 6 утра) обозначается буквой Н. Пребывание на месте исполнения обязанностей с 8 вечера до 8 утра будет фиксироваться следующим образом:

Как заполнять отпуск в табеле учета рабочего времени? Каждому виду отпуска присвоен специальный код: основной – ОТ, ученический, оплачиваемый – У, без оплаты – УД и так далее. Длительность пребывания на рабочем месте всегда указывается «0».

Подведение итогов

В конце расчётного периода ответственное лицо осуществляет подсчёт количества отработанного и неотработанного времени в часах. Информация заносится в пятую (за первую часть месяца) и седьмую (за вторую часть месяца) графы табеля Т-12. Графы 8-13 содержат итоговые сведения. Неявки отражаются в столбцах таблицы 14-16. Если в составленном табеле учёта обнаружена ошибка, необходимо составить корректировочную ведомость.

Важно! Ответственные за заполнение табеля сотрудники, руководители отдела кадров и структурного подразделения обязаны расписаться внизу документа за достоверность внесённых данных.

Табели учёта рабочего времени следует хранить на предприятии в течение пяти лет, так как этот документ является основанием для начисления заработной платы персоналу. Если на предприятии применяется тяжкий труд или присутствуют вредные условия для работы, учётную документацию следует хранить на протяжении 75-летнего периода.