Когда составляется и утверждается штатное расписание на следующий год
Штатное расписание представляет собой документ, в котором указывается численный состав работников организации с перечислением:
- количества сотрудников;
- их должностей;
- оклада и особенностей начисления заработной платы.
Законодательство по общему правилу не содержит обязанности для организаций утверждать штатное расписание ежегодно. Согласно постановлению № 1 изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или лица, которое уполномочено на это надлежащим образом. Сроков издания таких приказов (распоряжений) не установлено. Постановление № 1 также не указывает на необходимость издавать приказы об изменении штатного расписания перед наступлением следующего календарного года.
Исключения имеются для отдельных видов организаций:
- Так, в соответствии с п. 2 Порядка утверждения штатных расписаний работников, утв. приказом МЧС РФ от 24.09.2008 № 563, штатные расписания подлежат ежегодному переутверждению.
- Также необходимость ежегодного издания штатных расписаний установлена для квартирно-эксплуатационных служб полков согласно Уставу внутренней службы Вооруженных Сил РФ, утв. Указом Президента РФ «Об утверждении…» от 10.11.2007 № 1495.
Утверждение штатного расписания на год: как правильно оформить
Согласно постановлению № 1 штатное расписание утверждается приказом (распоряжением).
Вопросы о необходимости проставления печати, а также о том, кто должен подписать расписание, раскрыты в нашей статье Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?
Важным представляется не просто утверждение расписания на год, а постоянное внесение в него изменений в случае изменения фактической ситуации с персоналом.
Так, если был издан приказ о прекращении трудовых отношений с работником в связи с сокращением штата или численности, то необходимо, чтобы ему соответствовал приказ об изменении штатного расписания, поскольку отсутствие таких изменений свидетельствует о том, что реальное сокращение не имело места, должность продолжает существовать и работник может быть восстановлен на работе (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 по делу № 33-3088).
Отсутствие штатного расписания может быть проблемой не только при регулировании трудовых отношений, но и при взаимодействии с госорганами. Так, для налоговых органов отсутствие расписания — один из признаков того, что организация не осуществляет хоздеятельность (постановление Арбитражного суда СЗО от 04.10.2016 № Ф07-8043/2016 по делу № А42-8673/2015).
Утвержденные расписания организаций, созданных с участием РФ, являются предметом проверки ревизорами (методические рекомендации по организации проверочной деятельности ревизионных комиссий АО с участием РФ, утв. приказом Росимущества от 26.08.2013 № 254).
Итак, при ответе на вопрос, когда утверждается штатное расписание, можно отметить, что по общему правилу штатное расписание не подлежит обязательному ежегодному переутверждению. Исключение сделано для отдельных организаций (МЧС, вооруженных сил). Правильное утверждение штатного расписания осуществляется посредством издания приказов (распоряжений) руководителя организации. Фактическое изменение ситуации с персоналом должно быть надлежащим образом оформлено и путем внесения изменений в штатное расписание, что осуществляется с соблюдением той же процедуры, которая предусмотрена для утверждения расписания — посредством издания приказа (распоряжения).
Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено . Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.
Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:
- исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
- ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
- сокращение штата работодателя;
- изменение размера окладов сотрудников;
- переименование подразделений и должностей.
Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.
Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.
Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.
| Основания внесения изменений в штатное расписание | Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание | Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание |
| 1. Дополнение штатного расписания путем введения новых должностей и структурных подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о вводе новых штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено |
| 2. Исключение вакантных должностей | Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено, так как данные должности не заняты |
| 3. Сокращение штата |
| Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложение вакантных должностей увольняемым работникам (ч. 3 ст. 81 , ст. 82 , и 180 ТК РФ (далее по тексту — ТК РФ)). Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления. |
| 4. Изменение окладов работников | Изменение размеров окладов, прописанных в штатном расписании, ведет к изменению условий трудовых договоров в части установления размера оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А такое изменение по инициативе работодателя возможно только в случае, если осуществилось изменение каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Перед внесением таких изменений работодатель обязан провести ряд мероприятий, а именно уведомить работников о:
| Срок уведомления — не позднее чем за 2 месяца до вводимых изменений. Если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовое законодательство предписывает работодателю обязанность предложить ему другую имеющуюся у него работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причем сделать это необходимо в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
| 5. Переименование должностей и подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:
| Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений. Форма уведомления - письменная. Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу. Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается ( |
Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.
Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?
Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.
Составление штатного расписания, является ли обязательным?
Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.
Как часто необходимо составлять штатное расписание?
Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.
Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?
Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.
Какие сроки хранения кадрового документа?
Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.
Штатная расстановка
Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.
Правило составления штатного расписания
При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:
* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.
В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.
Изменение штатного расписания
Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:
1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.
2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.
Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?
Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.
Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.
Наступил Новый год 2018. Надо ли утверждать штатное расписание каждый год приказом? Такой вопрос зачастую возникает у кадровиков. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ, или же он в повторном утверждении не нуждается. В любом случае, все хочется сделать, как надо. Ведь действующее законодательство нарушать никому не хочется. О том, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений, поговорим в статье.
Перечень должностей
Что из себя представляет штатное расписание? Это документ, представляющий собой перечень структурных подразделений компании, название должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц. Помимо этого в штатном расписании содержится информация о должностных окладах, надбавках и ежемесячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Несмотря на то, что трудовое законодательство не содержит конкретного требования для всех работодателей оформлять штатное расписание, этот документ лучше составить. Ведь имея в своем распоряжении штатку, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. В связи с этим у кадровых специалистов может возникнуть вопрос, как часто нужно утверждать штатное расписание.
Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако в настоящее время применение унифицированных форм обязательно только для бюджетных организаций. Все остальные компании могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Правильность данных выводов подтверждают чиновники Минфина (письмо Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Новая штатка не нужна
В большинстве российских организаций есть штатка. Поэтому среди кадровиков довольно популярен вопрос: нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание? Сразу скажем, что штатное расписание срока действия не имеет. Если никаких изменений по данному направлению в компании не происходит, то и переутверждать действующий документ не требуется.
Ситуация
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с ситуацией, когда срочно нужно принять на работу специалиста, который остро потребовался компании. Только вот незадача! Штатным расписанием такая должность не предусмотрена, а сам штат руководителем компании утвержден сроком на год.
При возникновении подобных трудностей разные компании идут различными путями. Одни просто перестают вести штатное расписание и утверждать его заново при появлении изменений, другие, особенно ответственные кадровики и бухгалтеры, начинают теребить своего генерального директора с просьбой внести изменения в уже утверждённое штатное расписание или подписать новый вариант задним числом.
Что делать?
Обращаемся к законодательству
Трудовым законодательством прямо не установлена обязанность работодателя утверждать штатное расписание. Однако в некоторых статьях Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) штатное расписание в том или ином контексте фигурирует.
В частности штатное расписание упоминается в статье 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, а также в статье 57 ТК РФ, согласно которой условием, обязательным для включения в трудовой договор, является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.
Кроме того, пункт 2 часть 1 статьи 81 ТК РФ предусматривает возможность прекращения трудового договора по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации.
Мнение экспертов
Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде, что подтверждается судебной практикой.
Суды, рассматривая споры о законности увольнения по основаниям, связанным с сокращением штата работников организации, в первую очередь, проверяют факт исключения соответствующих штатных единиц из штатного расписания. Поэтому, чтобы была возможность применения указанного основания увольнения работников, работодателю необходимо иметь такой документ, как штатное расписание.
Локальный нормативный акт
Следует отметить, что с точки зрения трудового законодательства штатное расписание имеет статус локального нормативного акта работодателя. Это документ, в котором обобщены сведения о структуре организации, о количестве работников в организации и о расходах на выплату заработной платы.
Если подробнее, то для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:
во-первых, позволяет четко проследить организационную структуру компании, в том числе, показать взаимную связь и подчиненность её структурных подразделений;
во-вторых, закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности;
в-третьих, позволяет проследить систему оплаты труда работников;
в-четвертых, устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;
в-пятых, облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.
Форма штатного расписания
В Письме Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 сказано, что после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», то есть с 01 января 2013 года, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно.
Теперь, в свете нового законодательства о бухучете, у организации появляется блестящая возможность разработать и утвердить свою форму штатного расписания.
Мнение экспертов
Важно понимать, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учёта труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не полностью учтены требования трудового законодательства.
Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время эксперты рекомендуют организациям использовать либо унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты», либо на их основе разработать собственные.
Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы или бухгалтерии.
При этом может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.
Штатное расписание вводится в действие приказом руководителя организации.
С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.
Периодичность составления штатного расписания
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным.
Если штатное расписание для конкретной организации является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет, если в организации нет необходимости во введении новых должностей.
Изменения в штатном расписании
Как показывает практика, что даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость формирования новых отделов, исключение старых должностей и введение новых. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.
Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание.
Вариант первый - разработать и утвердить новое штатное расписание.
Вариант второй - внести изменения в действующее штатное расписание.
В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.
Во втором случае штатное расписание остаётся прежним, меняется лишь ряд его позиций. Изменения вносятся приказом руководителя. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание».
В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание. Это может быть реорганизация, сокращение штата, совершенствование структуры организации и другое. А также указать, какие именно изменения должны быть внесены.
Некоторые нюансы при разработке штатного расписания
На перспективу
Известно, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции в штате. Для этого, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные.
Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц, например 12. Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.
Совместители
Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Некоторые эксперты рекомендуют должность совместителя в штатном расписании указывать как целую единицу. Мотивируют это тем, что в случае принятия на эту должность основного работника кадровому работнику не нужно будет вносить изменений в штатное расписание.
Другие эксперты полагают, что количество штатных единиц, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указывается в соответствующих долях, например, 0,25, 0,5, 0,75. и т.д.
Главное, чтобы определенный режим рабочего времени, система и размер заработной платы совместителя, помимо штатного расписания, нашли отражение в трудовом договоре и локальных нормативных актах работодателя.
Одинаковые оклады
Еще один частый вопрос, волнующий, в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов?
Эксперты советует избегать таких моментов. Заработная плата работников, исполняющих одни и те же обязанности, должна быть одинаковой. В противном случае при обращении работника в суд, данные действия работодателя могут быть квалифицированы, как дискриминация работника и на этом основании с работодателя может быть взыскана документально подтвержденная разница заработных плат.
Поэтому лучше прибавить к названию должности различные мини- и макси- привязки, например «младший», «старший». При этом не нужно забывать о том, что в трудовом договоре и должностной инструкции функционал работника с приставкой «младший» должен отличаться от функционала работника с приставкой «старший».
Штатное расписание «для себя»
В некоторых организациях кадровики ведут мобильный вариант штатного расписания. Это тоже штатное расписание, только с указанием фамилий работников, занимающих должности. Этот документ очень удобен для кадрового работника, так как позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, размеры и виды надбавок. Кроме этого, видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.
При составлении штатного расписания «для себя» за основу берётся действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы.
Подведем итоги
1) Вопросы о сроках разработки и утверждения штатного расписания работодатель решает самостоятельно.